Comunicação Assíncrona e como ela pode Melhorar a Performance do Time

essencial para pms Oct 05, 2020

Por Diego Rosales

O ano de 2020 ficará marcado para sempre nesta geração. Com uma crise sanitária de escala global, pessoas tiveram suas vidas impactadas pelas novas normas de distanciamento impostas pela quarentena. 

O convívio digital já estava lentamente ganhando mais presença na vida de muitas pessoas. A pandemia, com suas novas imposições sociais, acelerou em muito este fenômeno e deu um alcance sem precedentes à novas formas de interação. 

Crianças e adolescentes afastadas da escola, obrigadas a se adaptar a aulas remotas. Idosos, limitados a viver trancados em casa, aprendendo a utilizar novos recursos - como vídeo chamadas. Empresas enviando compulsoriamente os funcionários para trabalhar no home-office.

Independente de seu porte, cultura ou mentalidade, as empresas se viram obrigadas a se adaptar à suspensão do convívio presencial e a iniciar uma nova forma de interação. E o sucesso ou insucesso desta empreitada pode estar diretamente relacionado à comunicação, principalmente em como ela é realizada.

Falaremos no post de hoje sobre como conviver no trabalho de forma independente do encontro de agendas e dos calendários apertados. Este é um convite para repensar sobre a cultura organizacional de sua empresa, sobre comunicação assíncrona e como vocês podem trazer um pouco mais desta prática para seu ambiente profissional.

 

O primeiro passo natural: tentar replicar no meio digital o ambiente do escritório

Se sua empresa se limitou ao horário de trabalho tradicional (das 9h às 18h, por exemplo), se a liderança demonstra uma necessidade de estar sempre em contato e o seu grupo realiza mais reuniões do que executa tarefas durante a rotina diária, tenho uma notícia para vocês: sua empresa pode estar travada neste nível.

Este passo foi natural em muitas empresas tradicionais, que não estavam preparadas para o novo modelo de convivência remota. Aqui, é comum ver gestores fazendo acompanhamento hi-touch de cada tarefa e os times se reunindo frequentemente para tomar qualquer decisão.

Em alguns lugares a chefia passa dos limites da etiqueta do convívio virtual, utilizando programas que muito se assemelham a spyware, para monitorar o comportamento e a tela de seus funcionários de forma remota.

Se você vive conforme descrito acima e acredita que sua rotina pode ser melhor do que é hoje, uma maneira de melhorar se encontra em algo que a humanidade faz fundamentalmente há muito tempo para resolver seus problemas: a comunicação. 

 

Mas o quê fazer em situações assim?  

A resposta não é simples e a mudança é grande, mas aqui iremos trazer algumas dicas para você aderir a esta mentalidade.

Quando as empresas começam a ganhar maturidade no trabalho remoto, os primeiros sinais são notados nas formas de colaboração: os documentos de trabalho agora estão em softwares compartilhados na nuvem, onde equipes podem trabalhar ao mesmo tempo. 

Agora os times se comunicam com mais propósito, dentro de aplicativos, canais e mensageiros diferentes.

Um grande problema quando as empresas chegam a este nível, é a quantidade de energia dedicada para superar esta enxurrada de estímulos:

Você atende às notificações do Slack em uma tela, enquanto se reúne com mais dez pessoas em uma sala do Zoom em outra - e sua produtividade é impactada gravemente pela divisão tão grande de sua atenção.

Aliás, é importante pensar sobre isso: uma reunião de 1 hora com dez pessoas, significa 10 horas utilizadas do tempo da empresa. 

Portanto, aqui é onde a comunicação assíncrona pode ser uma chave para uma mudança  cultural de impacto.

 

Comunicação assíncrona? 🤔 E o que é isso?

Alerta de Spoiler: você não precisa estar alinhado cronologicamente com seus pares para produzir!

Entendemos que a comunicação assíncrona é uma prática que requer desenvolvimento de comportamentos no trabalho. É esperado um senso de autonomia muito grande dos colaboradores, enquanto a sincronia de agendas deixa de ser um fator vital para produção.

Ao analisar empresas com uma forte Cultura de Produto, é possível entender o porquê do sucesso delas em incorporar este tipo de mentalidade: no curso de Product Management da PM3, o instrutor Pedro Axelrud cita, na aula 6.3, que o senso de alta propriedade (Ownership) é um fator determinante dentro destas culturas.

Quando se tem grande propriedade por parte dos integrantes das equipes, é comum encontrar autonomia e confiança entre as partes. E a comunicação assíncrona é muito sobre autonomia:

A comunicação assíncrona permite que as pessoas respondam à demandas quando o momento for mais adequado, de acordo com sua disponibilidade. Ela não exige que as pessoas estejam em contato em tempo real para a execução de tarefas ou realização de debates.

Quando lançamos o olhar para empresas mais maduras nesta prática, percebemos que há espaço para um comportamento muito inovador:

Empresas como a Brex, por exemplo, estão revisitando seus fundamentos. Para a construção de sua cultura e comportamentos, se questionam sobre construir a empresa sob o conceito de remote first: possuindo um escritório, mas sem a obrigatoriedade de ter todos presentes. 

Já a Automattic, dona do Wordpress, trata o termo trabalho remoto como trabalho distribuído, já que seus mais de 1000 funcionários estão distribuídos ao redor do globo, sem a necessidade de um escritório central para trabalharem. 

Neste podcast, Matt Mullenweg, fundador da Automattic, fala bastante sobre o assunto!

Obviamente, este tipo de maturidade no convívio precisa ser construída passo a passo, de uma maneira que se torne um estabelecimento permanente da cultura empresarial. 

O pessoal da Basecamp publicou um material fantástico recentemente, seu manifesto sobre comunicação interna, que utilizamos como base para estas dicas de como colocar em prática a comunicação assíncrona:

    • A comunicação pode ser um problema. A falta de comunicação, um problema muito maior; 
    • É importante se comunicar em tempo real, porém priorize fazer de forma assíncrona a maior parte do tempo;
    • A comunicação verbal gera uma série de ruídos, distorções, tem baixa retenção do conteúdo e é fonte de confusão - que certamente causarão retrabalho; 
    • Ao se comunicar internamente, faça de forma escrita;
    • Escolha o local certo para se comunicar: as conversas por chat são naturalmente diluídas; já a comunicação escrita, no espaço correto, é sólida;
    • Ao escrever, defina o contexto factual e espacial
    • O contexto factual fala sobre informações vitais para que as pessoas entendam qual é a sua expectativa sobre determinada demanda: qual o prazo de entrega? Quem serão os responsáveis? Qual a atividade a ser realizada? 
    • Já o contexto espacial, fala sobre o lugar onde você se comunica: se é num documento do Google, os comentários e revisões ficam lá. Se é em uma tarefa, comente dentro dela (o Trello, JIRA e tantos outros permitem o comentário dentro da tarefa). Se o debate está no email, responda no mesmo thread;

 

Isso quer dizer o fim das reuniões?

Não. Seria inadequado dizer para encerrar a realização de reuniões. Muitas vezes, quando há urgência ou a necessidade de comunicar uma notícia a muitas pessoas, ela não deixa de ser uma solução. 

Mas se a reunião for inevitável, é legal repensar no como ela acontece:

  • Há uma pauta clara e um objetivo definido para este encontro? 
  • E se em vez de 1 hora, elas durassem somente 15 ou 30 minutos? 
  • É necessário que todos os convidados falem? 
  • É necessário que tantos estejam presentes?

Contudo, reduzir a alta frequência de encontros pode causar um impacto radical nas interações entre as pessoas. É possível notar uma melhora no desempenho das empresas, quando reduzem a quantidade de tempo destinado a alinhar as agendas de muitas pessoas.

“Se ter a maioria dos empregados trabalhando de casa dificulta realizar reuniões, as empresas poderão se tornar mais produtivas”

A comunicação assíncrona pode ser proposta como uma mudança gradual de mentalidade, como uma ressignificação dos comportamentos da empresa. E não se esqueça: avalie de tempos e tempos se eles trazem melhores resultados.

O pior momento para responder algo é “agora” 

É natural que em ambientes propositivos, as pessoas acabem se comprometendo por impulso, sem que haja o tempo necessário para pensar nos impactos que isso causaria. Diante de superiores e colegas de trabalho, é comum que a gente se prontifique a trazer uma solução imediata, uma resposta para solucionar a discussão.

A questão é: se algo é muito sério, por quê não refletir primeiro e trazer a resposta no dia seguinte? 

A vantagem da comunicação assíncrona é permitir que exista autonomia para que se pense sobre a questão e articule a resposta da melhor maneira possível - inclusive quando o momento for mais adequado.

 

Escolha bem a forma de se comunicar por escrito!

Responder às suas demandas por escrito, permite que se tenha mais tempo para articular seus pensamentos, ideias e dúvidas. Contudo, tenha cuidado com os horários: um email enviado às 18h de sexta-feira pode significar que alguém irá ficar mais tempo no trabalho do que o planejado!

Não se esqueça de construir a mensagem com empatia! Se suas palavras puderem ser percebidas de diversas formas, elas sempre serão interpretadas da pior maneira: rude, grosseira ou insensível.

Por fim: Se for preciso repetir o que disse, talvez você não tenha se comunicado da forma correta. Entretanto, como Product Manager, você irá trazer novidades o tempo todo - o que requer que algo seja dito muitas vezes, até que seja entendido. Escolha bem o que irá repetir!

 

Respeitando os Cronotipos

Você é um Madrugador (early bird) ou uma Coruja (night owl)?

Os cronotipos são padrões de sono que estão fortemente relacionados com a nossa genética e são programados durante o nascimento. Conforme escreve Sabrina Stierwalt, para a Scientific American:

“Nossas preferências por um ou outro tipo de padrão estão codificados em genes que regulam nosso ciclo circadiano e estão ligados com nossa pressão sanguínea, metabolismo, temperatura corporal e níveis de hormônios.”

Se você tende a render melhor depois do almoço e tem alta disposição durante a noite, parabéns: você faz parte de um grupo de por volta de 30-40% da população global de Night Owls!

Isso também quer dizer que o horário moderno dos escritórios sabota produtiva e criativamente esta grande parcela da população, obrigando uma pessoa de perfil noturno a viver em uma espécie de jetlag social.

Trabalhar de forma assíncrona permite que as pessoas tenham autonomia para decidir qual o momento mais adequado para atender e se dedicar a uma demanda - mesmo que à noite. 

Afinal, por quê forçar que as pessoas trabalhem em determinado horário e sejam produtivas em desacordo com seu perfil de sono?

 

Dicas para começar:

Quer iniciar esta revolução comportamental? Algumas dicas:

  • Procure escrever suas próximas demandas. Aplique os contextos factuais e espaciais ao escrevê-las;
  • Compartilhe este conteúdo em pequenos grupos: seja entre você e uma colega de trabalho, seja dentro de seu squad;
  • Proponha reuniões mais curtas (15 minutos) e mais objetivas (pauta pré definida);
  • Produtos como o Miro ou o LucidChart permitem trabalho visual compartilhado, o que ajuda muito a construir mapas colaborativos de atividades;
  • Já o Threads, permite criar uma linha de conversa onde as pessoas adicionam suas observações a ela. Assim, vocês ficam com o histórico de atualizações do assunto, permitindo que o diálogo assíncrono funcione melhor do que em um chat; 
  • Neste conjunto de stories, a PM3 traz mais algumas dicas para o trabalho remoto!

Agora é com você: como está a maturidade de convívio remoto em sua empresa? O que você já tem aplicado? E quais são suas dificuldades?

 

Leitura Adicional:

The Remote Working Playbook

#194 - THE NEW FUTURE OF WORK A Conversation with Matt Mullenweg

Guide to Internal Communication, the Basecamp Way

The Five Levels of Remote Work — and why you’re probably at Level 2 

Remote-first at Brex. Six months after COVID-19 started… 

Home oyster

 

 

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