Não importa se você trabalha com produto, TI, marketing ou estratégia de negócios: a automação de processos deixou de ser uma tendência futurista para se tornar uma necessidade no ambiente empresarial.
Para aplicar a automação de processos de forma eficaz, é fundamental entender algumas características que a envolvem, ferramentas úteis e como ela pode beneficiar diferentes aspectos da gestão, além de se capacitar para tomar decisões em relação à escolha de softwares e recursos utilizados na estratégia.
Neste artigo, vamos abordar:
- O que é a automação de processos
- Quais são as principais vantagens da automação de processos
- Uma introdução a Sistemas de Gestão de Processos Empresariais (BPMS)
- Uma introdução à Automação Robótica de Processos (RPA)
- O que levar em consideração na hora de pensar e implementar uma estratégia de automação
O que é Automação de Processos?
Falando de forma resumida, automatizar processos significa aplicar tecnologia para substituir ou minimizar a intervenção humana em tarefas repetitivas e manuais que integram um processo empresarial. O objetivo é agilizar a execução de tarefas, minimizando erros e riscos associados ao fator humano.
Olhando para um cenário mais amplo, implementar uma estratégia de automatização e, indo além, uma cultura de negócios da qual ela faça parte, diz respeito a otimizar e escalar operações a nível empresarial para que o negócio possa focar em iniciativas mais estratégicas e operar de forma mais sincronizada, eliminando redundâncias e ganhando precisão e agilidade.
Em outras palavras, podemos dizer que a automação faz parte de uma estratégia que começa na melhoria de um processo específico mas que visa a eficiência e a eficácia no alcance dos objetivos de negócio. Ao assumir as rédeas de tarefas manuais e repetitivas, a automação permite que o capital humano de diversos setores fique livre para se concentrar em funções mais estratégicas, complexas e criativas.
Para Product Managers, isso pode significar liberar tempo para trabalhar em roadmaps, pesquisa com usuários e outras atividades que levam o produto adiante. Por exemplo, o uso da automação através de um BPMS (falaremos dele em breve) poderia ajudar no gerenciamento do ciclo de vida do produto, desde a ideia até o lançamento, enquanto uma automação do tipo RPA poderia automatizar algumas tarefas de análise de dados, fornecendo insights mais rápidos e precisos para o time.
Benefícios da Automação de Processos
É importante entender que a automação de processos não é uma abordagem única para todos os problemas, mas sim uma estratégia altamente personalizável que pode ser adaptada para atender às necessidades específicas e desafios de cada organização. Veja alguns de seus principais benefícios:
Eficiência Financeira
Automatizar processos pode gerar uma redução significativa de custos para a empresa. Tarefas manuais que consomem tempo e energia de colaboradores podem ser executadas por um software, tornando a operação mais enxuta e eficiente. Ainda, uma estratégia bem executada de automação pode ajudar a diminuir custos com ferramentas caras ou redundantes.
Padronização
Quando uma máquina está no comando, o script é seguido à risca, eliminando as variações que podem ocorrer quando uma tarefa é executada por diferentes pessoas, que podem seguir processos variados ou cometer erros e redundâncias.
Agilidade
Por eliminar, ou no mínimo facilitar, tarefas repetitivas ou demoradas, a automação pode diminuir drasticamente o tempo entre o início e o fim de um processo, permitindo que empresas entreguem valor de forma mais rápida e eficiente.
Redução de Erros
A margem para erro humano é reduzida quando se utiliza automação, mitigando o retrabalho e os custos associados à correção de erros.
Escalabilidade
Com a automação, empresas podem lidar com um volume maior de trabalho sem necessariamente aumentar o número de funcionários envolvidos no processo. Isso significa poupar o time de eventuais fardos e liberar seus colaboradores para gastarem tempo no que realmente importa.
Lucratividade
No final das contas, todos esses benefícios contribuem para um objetivo maior e comum a todas as empresas: aumentar os lucros através de uma operação mais enxuta, ágil e eficiente.
Sistema/Suíte de Gestão de Processos de Negócios (BPMS): o cérebro da gestão automatizada
Sistemas/Suítes de Gestão de Processos Empresariais, ou BPMS, são ferramentas projetadas para facilitar a criação, edição, gestão e automação de processos de negócio. Ou seja, podemos dizer que o BPMS de uma empresa é responsável por dar vida à disciplina do BPM (Business Process Management), colocando em prática, de forma tecnológica, a gestão de processos e suas estratégias.
Como um exemplo, imagine um fluxo de lançamento de um novo produto digital, processo em que a coordenação entre design, desenvolvimento, marketing e vendas é fundamental. Normalmente, cada um desses departamentos usa suas próprias ferramentas e sistemas, o que pode criar problemas de comunicação e atrasos. Ao adotar um BPMS, todos os estágios do lançamento – desde a concepção inicial, passando pelo desenvolvimento e indo até a comercialização – podem ser mapeados e monitorados em uma única plataforma.
Para um Product Manager, isso significa que, se algum obstáculo ou gargalo aparecer em qualquer estágio do ciclo de vida, ele será imediatamente identificado. O time pode, então, tomar medidas corretivas mais rapidamente do que se estivesse esperando por atualizações de múltiplos sistemas ou reuniões de alinhamento.
Ao final do lançamento, o BPMS pode fornecer métricas e dados para análise de desempenho, facilitando futuros lançamentos e otimizações.
Essas são algumas das funções que um bom BPMS pode desempenhar, garantindo vantagens relevantes. Veja mais benefícios:
Gestão Centralizada e Escalabilidade
Um BPMS permite que você gerencie os fluxos de processos de maneira centralizada, eliminando a necessidade de múltiplas plataformas ou sistemas. A escalabilidade é outra vantagem: conforme a empresa cresce, o sistema pode ser ajustado para atender a demandas cada vez maiores.
Agilidade
A agilidade é talvez um dos maiores benefícios na adoção de um BPMS, permitindo às empresas se adaptarem rapidamente a novas condições de mercado ou regulamentações. Isso é crucial para profissionais que operam em ambientes dinâmicos e precisam reagir rapidamente às mudanças.
Alinhamento de Times
A adoção de um BPMS resolve diversos problemas de falta de padronização e alinhamento entre as equipes, seja em um departamento ou transversalmente entre múltiplos departamentos.
Monitoramento
E, claro, não podemos esquecer o monitoramento em tempo real. Ter uma visão constante do desempenho dos processos não é apenas uma boa prática de gestão, mas também um diferencial competitivo. No universo dos produtos, isso se traduz em tomar decisões bem fundamentadas que refletem as necessidades atuais dos usuários e as condições do mercado.
Automatizando tarefas repetitivas com RPA
A Automação de Processos Robóticos (RPA) é uma tecnologia que utiliza robôs de software para executar tarefas previamente realizadas por seres humanos, como clicar em botões, inserir dados em formulários, ler e escrever em bancos de dados, entre outras operações.
Diferente dos sistemas BPMS, o RPA foca mais na automação de tarefas específicas, muitas vezes rotineiras e baseadas em regras, do que em processos inteiros. Ele pode ser configurado para funcionar como uma série de instruções condicionais (“se isso, então aquilo”) ou até mesmo integrar algoritmos mais complexos para tomada de decisão.
Além de ser altamente eficiente e útil no contexto de tarefas volumosas, o RPA oferece a vantagem de ser extremamente preciso, reduzindo a probabilidade de erros que são comuns em tarefas manuais. Ele também libera a força de trabalho humana para se concentrar em tarefas mais criativas e estratégicas.
Com a versatilidade e eficácia de suas aplicações, automações do tipo RPA têm utilidades vastas em indústrias que vão desde finanças e recursos humanos até o varejo e a saúde. No contexto de Product Managers, o RPA pode ser útil em tarefas como a coleta de dados de usuários de várias plataformas, organização e etiquetagem desse feedback, e preparação de relatórios.
Considere, por exemplo, o processo de monitoramento de métricas de uso do produto. Tradicionalmente, isso pode envolver o login em várias ferramentas de análise, a coleta de dados e a compilação em um relatório. Um robô de RPA poderia ser configurado para realizar todas essas tarefas, desde o login nas plataformas até a extração de dados e a preparação de um relatório consolidado. Isso não só economiza tempo mas também garante uma coleta de dados mais precisa.
Como implementar uma estratégia de automação
A automação é mais do que apenas uma série de tarefas tecnológicas; é uma decisão estratégica que envolve múltiplos aspectos da organização. Antes de começar o processo de gestão e automação dos processos, algumas considerações são importantes:
Avaliação das necessidades organizacionais
O primeiro passo para qualquer projeto bem-sucedido de automação é avaliar as necessidades organizacionais. Isso significa compreender os pontos fracos dos processos atuais e como eles se alinham aos objetivos gerais da empresa, entendendo o que pode ser automatizado e como isso beneficiará o negócio.
Envolvimento das partes interessadas
O planejamento de uma estratégia de automação deve considerar todas as partes interessadas, desde a alta gerência até os usuários finais. Cada grupo terá uma perspectiva única sobre o que precisa ser melhorado, e essas contribuições podem ser cruciais para o sucesso do projeto. A perspectiva do produto aqui é vital: compreender as necessidades dos usuários é meio caminho andado para entregar uma solução que efetivamente resolva problemas reais.
Escolha das ferramentas e parceiros
Dependendo do escopo e das atividades, você pode querer buscar soluções de BPMS, RPA ou uma combinação de ambos. Em todo caso, a escolha de ferramentas e parceiros deve ser feita com critério, ponderando fatores como facilidade de uso, escalabilidade, custo, e suporte.
Definição e análise de métricas de sucesso
Após definir a estratégia de automação, estabeleça metas claras para avaliar seu impacto e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que ajudarão a medir o impacto das melhorias. Para fazer isso de forma eficaz, vale optar por ferramentas de gestão de processos e automação que ofereçam a possibilidade de gerar relatórios e acompanhar dashboards em tempo real. Assim, o monitoramento das métricas selecionadas fica mais fácil, assim como a identificação de gargalos ou desafios que exigem ajustes imediatos.
Atenção à governança de dados e compliance
A automação frequentemente envolve a coleta e o processamento de grandes volumes de dados. Por isso, é fundamental implementar políticas rigorosas de governança de dados e garantir a conformidade com regulamentos locais e internacionais.
Aprimore sua estratégia de automação de processos
Conforme vimos ao longo do artigo, a automação de processos é uma ferramenta poderosa para otimizar operações, reduzir erros e liberar recursos humanos para tarefas mais estratégicas. No entanto, o sucesso dessa iniciativa não é automático; ele requer avaliação cuidadosa, planejamento e envolvimento dos stakeholders.
Se você é um Product Manager, o potencial para acelerar o desenvolvimento e entregar valor real é imenso. Mas como qualquer ferramenta poderosa, a automação precisa ser manuseada com habilidade e consciência estratégica para produzir os resultados desejados.
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