Documentação de requisitos: melhores práticas e metodologias
Isabele Reusing

Isabele Reusing

9 minutos de leitura

Panorama do Mercado de Produto

Desenvolver um produto digital bem-sucedido requer mais do que apenas uma ideia brilhante e uma equipe qualificada. Pode parecer clichê, mas a verdade é que um planejamento bem feito ou não pode ser decisivo para o sucesso de um projeto. Um dos pilares fundamentais desse processo é a documentação de requisitos.

Essa etapa é obrigatória no ciclo de vida de qualquer projeto de desenvolvimento de produto. Afinal, é ela que irá especificar exatamente o que o produto precisa ter ou não para atender às necessidades dos usuários finais e gerar valor para a empresa

Neste guia, vamos explorar o que significa documentação de requisitos e a sua importância no ciclo de vida do desenvolvimento de produtos digitais. Também veremos os desafios mais comuns enfrentados pelos gerentes de produto e, mais importante, como superá-los. Acompanhe!

O que significa documentação de requisitos?

Antes de tudo, é importante especificar o que é um requisito. No contexto do desenvolvimento de produtos digitais, requisitos referem-se às características, propriedades ou funcionalidades que o software ou produto deve ter

Para desenvolver qualquer produto digital, é preciso ter um processo detalhado, descrevendo cada tarefa que deve ser executada. Nesse sentido, documentar os requisitos significa definir e especificar todas as necessidades do projeto, delimitando funcionalidades, desempenho e critérios. 

Classificações de requisitos

Existem duas classificações principais para os requisitos: funcionais e não funcionais.

Requisitos funcionais

São chamados assim, os requisitos que o sistema deve executar. Eles descrevem como o produto vai se comportar em situações específicas e devem agregar valor ou facilitar a interação do usuário. Alguns exemplos de requisitos funcionais são:

  • enviar nota fiscal;
  • cadastrar clientes;
  • consultar o saldo em conta corrente.

Requisitos não-funcionais

Os requisitos não-funcionais são as características que o sistema deve ter. São eles:

  • restrições;
  • segurança;
  • confiabilidade;
  • velocidade;
  • validações; entre outros. 

Um exemplo de requisito não-funcional é a velocidade de carregamento (o sistema deve executar a transação em até 3 segundos).

Qual é a importância da documentação de requisitos no desenvolvimento de produtos digitais?

A documentação de requisitos é a primeira fase do ciclo de desenvolvimento, em que são definidas as funcionalidades e o escopo do projeto. Isso quer dizer que é essa documentação que vai orientar o trabalho das equipes de engenharia de software, design, testes de qualidade e demais envolvidos na execução. 

A documentação de requisitos vai além de reunir informações básicas sobre o produto. Ela mapeia em detalhes todas as necessidades que o cliente e/ou usuários esperam suprir com o produto que será desenvolvido. 

Dessa forma, é por meio dela que é definido o que será desenvolvido, de qual maneira e por quê. Essas informações são essenciais porque irão orientar todo o processo de desenvolvimento do produto.

Ao documentar os requisitos de forma objetiva e completa, os gerentes de produto ajudam a garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Assim, reduz o risco de ruídos na comunicação, retrabalho e atrasos na entrega.

Sobretudo, a documentação de requisitos é a única maneira de garantir o entendimento correto sobre as funcionalidades do produto. Do contrário, elas podem ficar ambíguas ou abertas à interpretação do desenvolvedor, que nem sempre será a mesma que os clientes tinham em mente. Essa necessidade torna-se ainda maior em projetos de alta complexidade. 

Desafios comuns na documentação de requisitos

Apesar da sua importância, a documentação de requisitos pode ser desafiadora para os gerentes de produto e desenvolvedores. Veja, a seguir, alguns dos desafios mais comuns.

Escopo mal definido

Se os requisitos não forem claramente definidos desde o início do projeto, os prejuízos podem ser grandes. A má definição do escopo, geralmente, resulta em mudanças constantes no projeto. Isso pode acarretar em atrasos e aumento de custos

Além disso, um escopo que não está bem delimitado também pode ocasionar a baixa qualidade do produto final e torná-lo vulnerável a falhas e problemas de usabilidade. Sem falar que tende a aumentar o ciclo de manutenção. Por consequência, tudo isso é refletido na insatisfação dos clientes.

Comunicação ineficaz 

Uma das maiores dificuldades no processo de desenvolvimento de um produto é a comunicação entre todos os envolvidos no projeto. Se ela não for clara e compreensível, podem ocorrer mal-entendidos entre os membros da equipe e clientes, resultando em produtos que não atendem às expectativas.

Manter uma documentação completa e precisa dos requisitos facilita a comunicação com os clientes e outras partes interessadas no projeto. Afinal, esse levantamento permite que eles entendam melhor o escopo, consigam acompanhar o desenvolvimento e forneçam feedbacks desde o início do processo.

Manutenção da documentação

À medida que o projeto avança e cresce, os requisitos podem mudar. Manter a documentação atualizada e relevante ao longo do ciclo de vida do produto pode ser um desafio. 

Porém, quando bem documentados, os requisitos facilitam a manutenção e evolução contínua do software. Com uma compreensão clara deles, também fica mais fácil executar correções de bugs, atualizações e implementar novas funcionalidades no futuro.

Boas práticas e metodologias eficazes para a documentação de requisitos 

Uma boa prática para começar a documentar requisitos é pesquisar projetos anteriores semelhantes ao que você está trabalhando agora. Ter exemplos de documentações para usar como referência economiza muito tempo e esforço, se comparado com escrever toda a documentação desde o início.  

Além disso, a documentação de requisitos deve ser objetiva, consistente e completa. Aqui estão algumas boas práticas e maneiras eficientes que podem auxiliar no gerenciamento da a documentação de requisitos de um produto digital.

1. Envolva as partes interessadas desde o início

Qualquer processo de documentação de requisitos começa reunindo os envolvidos e estabelecendo um canal de comunicação entre todas as partes interessadas. Isso ajuda a garantir que todos, desde o início, comuniquem suas necessidades e que os objetivos do projeto sejam atingidos.

2. Utilize metodologias ágeis

Metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban, tornam a colaboração entre os membros da equipe, cliente e demais envolvidos mais ágil e assertiva. Isso é importante porque é normal que aconteçam mudanças durante o desenvolvimento de um projeto.

O uso das metodologias certas para guiar a documentação, como dito, vai facilitar a comunicação. Além disso, permitirá que sejam feitas as adaptações conforme a necessidade.

3. Mantenha a documentação atualizada

Defina um procedimento recorrente para a revisão e atualização da documentação de requisitos à medida que o projeto avança.  Isso também ajuda a garantir que todos estejam alinhados e trabalhando com base nas informações mais recentes. Dessa forma, você pode identificar com rapidez os pontos que funcionaram bem e os que precisam de alteração. 

4. Utilize ferramentas de colaboração

Ferramentas como Google Docs, Confluence ou JIRA permitem que equipes trabalhem juntas na criação e manutenção da documentação de requisitos. Elas facilitam a colaboração e garantem que todos tenham acesso às informações mais recentes.

4. Entenda quais são os requisitos 

Antes de começar a escrever requisitos de um produto, busque entender completamente o cenário, o contexto da empresa e as necessidades de quem vai usá-lo. Existem muitas técnicas que você pode aplicar para obter os requisitos corretos para o seu projeto. 

As mais comuns são:

  • brainstorming:  deve reunir todos os especialistas envolvidos no projeto (gerentes de produto, desenvolvedores, equipes de UX etc). O objetivo é gerar ideias para o projeto e decidir o que funcionará bem;
  • pesquisas: entrevistas com um cliente ou um pequeno grupo de usuários finais e  feedback de grandes grupos por meio de questionários;
  • observação: verificar como funciona um determinado processo ou fluxo de trabalho.

5. Defina as prioridades

A priorização dos requisitos de um produto deve ser feita com base na importância para o negócio e as restrições existentes no projeto. Uma dica é dividir os requisitos maiores em partes menores e gerenciáveis, para facilitar o processo de desenvolvimento.

4 dicas para escrever uma boa documentação de requisitos

A tarefa não é complicada como parece, e com as dicas a seguir ficará mais simples colocar em prática.

  1. Dê preferência para frases em tom afirmativo;
  2. Use sentenças no imperativo, com palavras como precisa, deve etc.
  3. Evite termos subjetivos como suporte, adequado, aplicável, fácil, apropriado, mas não limitado a, com o mínimo, rápido e suficiente.
  4. Sempre que possível, forneça documentação adicional como protótipos, diagramas ou exemplos concretos.

Como superar os desafios na documentação de requisitos? 

Podemos dizer que a documentação de requisitos é mais do que um simples processo. Trata-se de um método eficiente para acompanhar o desenvolvimento de um produto. Uma documentação eficaz é o que vai determinar como ele será compreendido e executado.

Ao seguir as melhores práticas e utilizar as ferramentas certas para a documentação de requisitos, os gerentes de produto tornam-se capazes de otimizar a comunicação dentro de suas equipes e com os stakeholders. Assim, aprimoram constantemente o ciclo de vida do desenvolvimento de produtos e garantem a entrega de soluções inovadoras e de qualidade.

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