Como fazer comunicação assíncrona em equipes remotas: 7 dicas
Diego Rosales

Diego Rosales

Product Manager

14 minutos de leitura

Panorama do Mercado de Produto

O ano de 2020 ficará marcado para sempre nesta geração. Com uma crise sanitária de escala global, pessoas tiveram suas vidas impactadas pelas novas normas de distanciamento impostas pela quarentena. 

O convívio digital já estava lentamente ganhando mais presença na vida de muitas pessoas. A pandemia, com suas novas imposições sociais, acelerou em muito este fenômeno e deu um alcance sem precedentes à novas formas de interação. 

Crianças e adolescentes afastadas da escola, obrigadas a se adaptar a aulas remotas. Idosos, limitados a viver trancados em casa, aprendendo a utilizar novos recursos – como vídeo chamadas. Empresas enviando compulsoriamente os funcionários para trabalhar no home-office.

Independente de seu porte, cultura ou mentalidade, as empresas se viram obrigadas a se adaptar à suspensão do convívio presencial e a iniciar uma nova forma de interação. E o sucesso ou insucesso desta empreitada pode estar diretamente relacionado à comunicação, principalmente em como ela é realizada.

Falaremos no post de hoje sobre como conviver no trabalho de forma independente do encontro de agendas e dos calendários apertados. Este é um convite para repensar sobre a cultura organizacional de sua empresa, sobre comunicação assíncrona e como vocês podem trazer um pouco mais desta prática para seu ambiente profissional.

O primeiro passo natural: tentar replicar no meio digital o ambiente do escritório

Se sua empresa se limitou ao horário de trabalho tradicional (das 9h às 18h, por exemplo), se a liderança demonstra uma necessidade de estar sempre em contato e o seu grupo realiza mais reuniões do que executa tarefas durante a rotina diária, tenho uma notícia para vocês: sua empresa pode estar travada neste nível.

Este passo foi natural em muitas empresas tradicionais, que não estavam preparadas para o novo modelo de convivência remota. Aqui, é comum ver gestores fazendo acompanhamento hi-touch de cada tarefa e os times se reunindo frequentemente para tomar qualquer decisão.

Em alguns lugares a chefia passa dos limites da etiqueta do convívio virtual, utilizando programas que muito se assemelham a spyware, para monitorar o comportamento e a tela de seus funcionários de forma remota.

Se você vive conforme descrito acima e acredita que sua rotina pode ser melhor do que é hoje, uma maneira de melhorar se encontra em algo que a humanidade faz fundamentalmente há muito tempo para resolver seus problemas: a comunicação. 

Mas o que fazer em situações assim?  

A resposta não é simples e a mudança é grande, mas aqui iremos trazer algumas dicas para você aderir a esta mentalidade.

Quando as empresas começam a ganhar maturidade no trabalho remoto, os primeiros sinais são notados nas formas de colaboração: os documentos de trabalho agora estão em softwares compartilhados na nuvem, onde equipes podem trabalhar ao mesmo tempo. 

Agora os times se comunicam com mais propósito, dentro de aplicativos, canais e mensageiros diferentes.

Um grande problema quando as empresas chegam a este nível, é a quantidade de energia dedicada para superar esta enxurrada de estímulos:

Você atende às notificações do Slack em uma tela, enquanto se reúne com mais dez pessoas em uma sala do Zoom em outra – e sua produtividade é impactada gravemente pela divisão tão grande de sua atenção.

Aliás, é importante pensar sobre isso: uma reunião de 1 hora com dez pessoas, significa 10 horas utilizadas do tempo da empresa. 

Portanto, aqui é onde a comunicação assíncrona pode ser uma chave para uma mudança  cultural de impacto.

O que é comunicação assíncrona?

Alerta de Spoiler: você não precisa estar alinhado cronologicamente com seus pares para produzir!

Entendemos que a comunicação assíncrona é uma prática que requer desenvolvimento de comportamentos no trabalho. É esperado um senso de autonomia muito grande dos colaboradores, enquanto a sincronia de agendas deixa de ser um fator vital para produção.

Ao analisar empresas com uma forte Cultura de Produto, é possível entender o porquê do sucesso delas em incorporar este tipo de mentalidade: no curso de Product Management da PM3, o instrutor Pedro Axelrud cita, na aula 6.3, que o senso de alta propriedade (Ownership) é um fator determinante dentro destas culturas.

Quando se tem grande propriedade por parte dos integrantes das equipes, é comum encontrar autonomia e confiança entre as partes. E a comunicação assíncrona é muito sobre autonomia:

A comunicação assíncrona permite que as pessoas respondam à demandas quando o momento for mais adequado, de acordo com sua disponibilidade. Ela não exige que as pessoas estejam em contato em tempo real para a execução de tarefas ou realização de debates.

Quando lançamos o olhar para empresas mais maduras nesta prática, percebemos que há espaço para um comportamento muito inovador:

Empresas como a Brex, por exemplo, estão revisitando seus fundamentos. Para a construção de sua cultura e comportamentos, se questionam sobre construir a empresa sob o conceito de remote first: possuindo um escritório, mas sem a obrigatoriedade de ter todos presentes. 

Já a Automattic, dona do WordPress, trata o termo trabalho remoto como trabalho distribuído, já que seus mais de 1000 funcionários estão distribuídos ao redor do globo, sem a necessidade de um escritório central para trabalharem. 

Neste podcast, Matt Mullenweg, fundador da Automattic, fala bastante sobre o assunto!

Obviamente, este tipo de maturidade no convívio precisa ser construída passo a passo, de uma maneira que se torne um estabelecimento permanente da cultura empresarial. 

O pessoal da Basecamp publicou um material fantástico recentemente, seu manifesto sobre comunicação interna, que utilizamos como base para estas dicas de como colocar em prática a comunicação assíncrona:

  • A comunicação pode ser um problema. A falta de comunicação, um problema muito maior; 
  • É importante se comunicar em tempo real, porém priorize fazer de forma assíncrona a maior parte do tempo;
  • A comunicação verbal gera uma série de ruídos, distorções, tem baixa retenção do conteúdo e é fonte de confusão – que certamente causarão retrabalho; 
  • Ao se comunicar internamente, faça de forma escrita;
  • Escolha o local certo para se comunicar: as conversas por chat são naturalmente diluídas; já a comunicação escrita, no espaço correto, é sólida;
  • Ao escrever, defina o contexto factual espacial
  • O contexto factual fala sobre informações vitais para que as pessoas entendam qual é a sua expectativa sobre determinada demanda: qual o prazo de entrega? Quem serão os responsáveis? Qual a atividade a ser realizada? 
  • Já o contexto espacial, fala sobre o lugar onde você se comunica: se é num documento do Google, os comentários e revisões ficam lá. Se é em uma tarefa, comente dentro dela (o Trello, JIRA e tantos outros permitem o comentário dentro da tarefa). Se o debate está no email, responda no mesmo thread.

Comunicação assíncrona vs. comunicação síncrona

A comunicação assíncrona permite que os membros da equipe respondam às mensagens em seu próprio ritmo, o que pode levar a uma maior produtividade e menos interrupções no fluxo de trabalho. Essa abordagem é particularmente vantajosa para equipes distribuídas em diferentes fusos horários, permitindo uma colaboração contínua sem a necessidade de alinhar horários.

Por outro lado, a comunicação síncrona, que ocorre em tempo real, como reuniões por videoconferência ou chamadas telefônicas, pode ser mais eficaz para resolver problemas urgentes e facilitar discussões imediatas. No entanto, pode levar a interrupções frequentes e à necessidade de agendamento de horários convenientes para todos, o que nem sempre é viável em equipes globalizadas.

A principal vantagem da comunicação assíncrona é a flexibilidade, permitindo que os colaboradores trabalhem de acordo com seus próprios horários e ritmos, o que pode melhorar a qualidade do trabalho ao reduzir a pressão e o estresse. Além disso, ela oferece um registro escrito das comunicações, facilitando o acompanhamento e a documentação das decisões.

Entretanto, uma desvantagem potencial é o atraso na resposta, que pode ser crítico em situações que exigem uma ação rápida. A falta de interações imediatas também pode levar a mal-entendidos ou a uma sensação de desconexão entre os membros da equipe.

Isso quer dizer o fim das reuniões?

Não. Seria inadequado dizer para encerrar a realização de reuniões. Muitas vezes, quando há urgência ou a necessidade de comunicar uma notícia a muitas pessoas, ela não deixa de ser uma solução. 

Mas se a reunião for inevitável, é legal repensar no como ela acontece:

  • Há uma pauta clara e um objetivo definido para este encontro? 
  • E se em vez de 1 hora, elas durassem somente 15 ou 30 minutos? 
  • É necessário que todos os convidados falem? 
  • É necessário que tantos estejam presentes?

Contudo, reduzir a alta frequência de encontros pode causar um impacto radical nas interações entre as pessoas. É possível notar uma melhora no desempenho das empresas, quando reduzem a quantidade de tempo destinado a alinhar as agendas de muitas pessoas.

“Se ter a maioria dos empregados trabalhando de casa dificulta realizar reuniões, as empresas poderão se tornar mais produtivas”

A comunicação assíncrona pode ser proposta como uma mudança gradual de mentalidade, como uma ressignificação dos comportamentos da empresa. E não se esqueça: avalie de tempos e tempos se eles trazem melhores resultados.

O pior momento para responder algo é “agora” 

É natural que em ambientes propositivos, as pessoas acabem se comprometendo por impulso, sem que haja o tempo necessário para pensar nos impactos que isso causaria. Diante de superiores e colegas de trabalho, é comum que a gente se prontifique a trazer uma solução imediata, uma resposta para solucionar a discussão.

A questão é: se algo é muito sério, por quê não refletir primeiro e trazer a resposta no dia seguinte? 

A vantagem da comunicação assíncrona é permitir que exista autonomia para que se pense sobre a questão e articule a resposta da melhor maneira possível – inclusive quando o momento for mais adequado.

Escolha bem a forma de se comunicar por escrito!

Responder às suas demandas por escrito, permite que se tenha mais tempo para articular seus pensamentos, ideias e dúvidas. Contudo, tenha cuidado com os horários: um email enviado às 18h de sexta-feira pode significar que alguém irá ficar mais tempo no trabalho do que o planejado!

Não se esqueça de construir a mensagem com empatia! Se suas palavras puderem ser percebidas de diversas formas, elas sempre serão interpretadas da pior maneira: rude, grosseira ou insensível.

Por fim: Se for preciso repetir o que disse, talvez você não tenha se comunicado da forma correta. Entretanto, como Product Manager, você irá trazer novidades o tempo todo – o que requer que algo seja dito muitas vezes, até que seja entendido. Escolha bem o que irá repetir!

Respeitando os Cronotipos

Você é um Madrugador (early bird) ou uma Coruja (night owl)?

Os cronotipos são padrões de sono que estão fortemente relacionados com a nossa genética e são programados durante o nascimento. Conforme escreve Sabrina Stierwalt, para a Scientific American:

“Nossas preferências por um ou outro tipo de padrão estão codificados em genes que regulam nosso ciclo circadiano e estão ligados com nossa pressão sanguínea, metabolismo, temperatura corporal e níveis de hormônios.”

Se você tende a render melhor depois do almoço e tem alta disposição durante a noite, parabéns: você faz parte de um grupo de por volta de 30-40% da população global de Night Owls!

Isso também quer dizer que o horário moderno dos escritórios sabota produtiva e criativamente esta grande parcela da população, obrigando uma pessoa de perfil noturno a viver em uma espécie de jetlag social.

Trabalhar de forma assíncrona permite que as pessoas tenham autonomia para decidir qual o momento mais adequado para atender e se dedicar a uma demanda – mesmo que à noite. 

Afinal, por quê forçar que as pessoas trabalhem em determinado horário e sejam produtivas em desacordo com seu perfil de sono?

7 dicas e boas práticas para manter uma comunicação assíncrona eficiente e produtiva

Manter uma comunicação assíncrona eficiente e produtiva requer disciplina e boas práticas.

1. Primeiramente, é essencial estabelecer expectativas claras. Todos devem saber os prazos para respostas e a importância de cada mensagem, ajudando a priorizar adequadamente.

2. Documentar tudo é crucial. Utilize ferramentas como wikis, documentos compartilhados ou plataformas de gestão de projetos para registrar informações importantes e manter todos atualizados. Isso facilita o acesso a informações e evita a necessidade de repetição de perguntas.

3. A clareza na comunicação é vital. Mensagens claras e concisas, com objetivos e ações bem definidos, ajudam a reduzir mal-entendidos. Utilize tópicos ou bullet points para organizar informações e facilitar a leitura.

4. Estabelecer horários de verificação de mensagens pode aumentar a produtividade, evitando interrupções constantes. Alinhe com a equipe os melhores horários para isso, respeitando os fusos horários e horários de trabalho flexíveis.

5. Utilizar as ferramentas adequadas também faz diferença. Plataformas como Slack, Trello, Asana, e Google Workspace oferecem funcionalidades que suportam a comunicação assíncrona e ajudam na organização do trabalho.

6. Promova a confiança e a autonomia entre os membros da equipe. A comunicação assíncrona funciona melhor quando os colaboradores se sentem confiantes para tomar decisões e avançar nas tarefas sem esperar por uma resposta imediata.

7. Finalmente, realizar revisões periódicas das práticas de comunicação pode ajudar a identificar o que está funcionando bem e onde há espaço para melhorias. Adapte as estratégias conforme necessário para manter a eficiência e a produtividade da equipe.

    Ferramentas para comunicação assíncrona e como usá-las eficazmente

    Slack: Utilizado para mensagens instantâneas, Slack permite criar canais para diferentes projetos ou equipes, facilitando a organização e a segmentação da comunicação. Use integrações com outras ferramentas para centralizar notificações e atividades.

    Trello: Ideal para gestão de projetos, Trello utiliza quadros, listas e cartões para organizar tarefas. Etiquetas, prazos e checklists ajudam a manter tudo em ordem e garantir que todos estejam alinhados.

    Asana: Outra ferramenta de gestão de projetos, Asana permite criar tarefas, subtarefas e projetos, além de atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso. Use as visualizações de cronograma e calendário para planejar de forma eficiente.

    Google Workspace (antigo G Suite): Inclui Google Docs, Sheets e Drive, permitindo colaboração em tempo real e armazenamento centralizado de documentos. Utilize o Google Meet para videoconferências quando necessário e o Google Calendar para agendar reuniões e prazos.

    Notion: Combina notas, tarefas, wikis e bases de dados em uma única plataforma. Use-o para criar documentos colaborativos, gerenciar projetos e centralizar informações importantes.

    Microsoft Teams: Integra chat, videoconferências e compartilhamento de arquivos. Utilize canais para diferentes equipes e projetos, e integre com outras ferramentas do Microsoft 365 para maximizar a produtividade.