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30 de dezembro de 2021

Alinhamento de expectativas: como conduzir em seu roadmap

Este artigo é uma tradução adaptada do post Product Managers: If You Don’t Set Expectations, Someone Else Will, do blog da ProductPlan. Por ser um conteúdo de altíssimo valor, achamos que seria uma boa ideia traduzi-lo para ajudar a comunidade brasileira de Produto a evoluir. Boa leitura!


Embora pareça contra-intuitivo, uma das grandes dificuldades do trabalho de um gerente de produto é o fato de a maioria das pessoas ser otimista.

Mas isso parece uma grande qualidade, certo? Então, por que essa característica torna o trabalho de um gerente de produto tão desafiador?

Porque isso significa que você precisará alinhar expectativas para o seu produto – além de ajudar os stakeholders a entenderem que o roadmap é um guia, não uma promessa

Neste post, vamos mostrar por que o alinhamento de expectativas é fundamental para o sucesso de seu produto e para seu próprio sucesso como Product Manager. Em seguida,  vamos compartilhar algumas dicas sobre como conduzir esse processo de forma eficaz.

2 razões para alinhar as expectativas certas com os stakeholders

Os investidores imobiliários costumam dizer que você não tem lucro quando vende uma propriedade, apenas quando compra essa propriedade. Em outras palavras, se você pode comprar um imóvel por um valor inferior ao seu valor de mercado, você cria as condições para uma venda lucrativa praticamente a qualquer momento.

Um princípio semelhante se aplica ao gerenciamento de produtos. Se você definir e comunicar as expectativas adequadas em relação ao seu produto desde o início, aumenta as chances de seu produto ser um sucesso.

A seguir, confira 2 razões pelas quais definir expectativas o mais cedo possível aumenta as suas chances de ter um produto de sucesso.

1. O alinhamento de expectativas ajuda a esclarecer as funções e responsabilidades de todos

Como gerente de produto, você é responsável pelos sucessos ou fracassos de seus produtos. Mas, é claro, você não será a única pessoa trabalhando nessa frente. Na verdade, o desenvolvimento de um produto exige que você delegue tarefas e responsabilidades a diferentes equipes.

É importante estabelecer um conjunto de expectativas o mais cedo possível no processo de desenvolvimento do seu produto. Se você não tiver certeza do que quer, dos responsáveis por cada tarefa e de quais são os prazos, então há pouca chance de construir o produto que você deseja no tempo esperado.

Quanto mais tarde as expectativas forem estabelecidas, maior será a chance de direcionar o desenvolvimento do produto da forma errada. E quanto mais você esperar, maiores serão os problemas.

2. Se você falhar em alinhar expectativas, os outros terão suas próprias definições de sucesso

Quais métricas – e qual definição de sucesso – você usará para avaliar o lançamento de seu produto?

Se o seu foco é no desenvolvimento de software para negócios, por exemplo, talvez o sucesso para você seja o teste beta em um determinado período. Até lá, pode ser que os stakeholders já estejam lucrando, por exemplo. 

Definir as expectativas para o seu produto – antecipadamente, claro – é importante para estabelecer uma estrutura alinhada, que funciona como um termômetro,  pelo qual todos podem avaliar se o produto está ou não no caminho certo.

Se você não garantir que todos trabalhem com as mesmas métricas de sucesso, pode até perceber que seu produto está funcionando perfeitamente de acordo com o planejado – enquanto seus desenvolvedores, a equipe de vendas e os executivos, por outro lado, não compartilhariam da mesma percepção, já que teriam suas próprias definições de sucesso.

4 dicas para alinhar expectativas de maneira eficaz para seus produtos

1. Não seja pessimista, seja realista

Os gerentes de produto muitas vezes associam o alinhamento de expectativas a ser pessimista na apresentação da estratégia de produto, falando coisas como: “não acho que seremos capazes de fazer essas coisas”, ou “provavelmente não teremos muita receita nos primeiros meses”.

Mas não precisa ser assim. Na verdade, definir expectativas pode ser exatamente o oposto disso se for feito de forma inteligente – utilizando um “otimismo realista”.

Quando você define expectativas – e lembre-se, isso precisa acontecer o mais cedo possível no processo, de preferência na reunião inicial sobre o produto – conduza o alinhamento de expectativas de forma positiva, falando coisas como: “nessa fase de desenvolvimento, devemos ser capazes de realizar essas três coisas e, se conseguirmos, elas vão nos ajudar a criar uma primeira versão incrível de nosso produto.”

2. Prepare seu raciocínio (e suas evidências)

Claro, em alguns casos, alguém ou alguma coisa desafiará suas expectativas. Um executivo pode perguntar: “por que não podemos esperar ter $ X em receita até o final do ano?” Um desenvolvedor pode questionar: “por que precisamos incluir esses dois recursos na próxima versão; não podemos escolher apenas um?”

Nesses casos, tenho dois conselhos. Em primeiro lugar, é vital que você mantenha a discussão estratégica, objetiva e focada no próprio produto. Não leve as coisas para o lado pessoal. A resposta às perguntas dos stakeholders não é simplesmente “porque eu quero” ou porque você acredita que sua abordagem faz mais sentido. Seu raciocínio deve ser baseado em informações objetivas – dados que você tem sobre seu produto ou o mercado, detalhes sobre outros projetos da empresa e restrições de recursos, etc.

O segundo conselho é apresentar um raciocínio lógico e trazer dados sólidos para qualquer discussão ou reunião de definição de expectativas. Citar exemplos que apoiem sua estratégia, especialmente quando essa estratégia está em desacordo com os desejos de um stakeholder, vai contribuir muito para convencer as pessoas de seu ponto de vista e fazê-las confiar em seu pensamento estratégico.

3. Prometa pouco e entregue muito

No início, a Amazon frequentemente impressionava os clientes dizendo que o prazo estimado de entrega seria de cinco ou seis dias – e então, em muitos casos, entregava os produtos em dois ou três dias.

O fundador Jeff Bezos declarou que essa era uma estratégia para melhorar a experiência de compra na Amazon. É melhor prometer menos do que o esperado – reduzindo um pouco as expectativas – e depois entregar mais e encantar seus clientes.

Uma ótima maneira de conduzir o alinhamento de expectativas para seu produto, especialmente com clientes e equipes internas para projetos a longo prazo, é estabelecer expectativas um pouco mais baixas – e então, quando puder, se superar nas entregas.

Ofereça mais tempo para a equipe de desenvolvimento nos estágios finais de um lançamento. Segure um pouco as expectativas sobre as projeções de receita e surpreenda a equipe de gestão ao superar essas estimativas. Prometa a seus clientes alguns acréscimos importantes em seu próximo lançamento e, em seguida, ofereça recursos que eles não esperavam.

Essa tática é eficiente por vários motivos. Primeiro, ela ajuda a melhorar a sua capacidade de definir expectativas. Em segundo lugar, permite que você acumule cases de sucesso para seu produto e para sua equipe. E terceiro, traz mais credibilidade com seus stakeholders ao longo do tempo, um grande benefício para qualquer Product Manager.

4. Foque em cada expectativa separadamente

Se você apresentar um conjunto grande de expectativas, os stakeholders muitas vezes podem achar que estão diante de  metas enormes e inatingíveis – e ficarão sobrecarregados. O que eles veem é: “precisamos de um produto que faça isso, aquilo e aquelas coisas, e precisamos até essa data.”

Por esse motivo, parte da arte de alinhar expectativas é apresentar sua estratégia em blocos – um tema, um conjunto de características e talvez um prazo – e discutir cada um de maneira independente, pelo menos no início.

É por isso que o software de roadmap do ProductPlan permite que os gerentes de produto criem roadmaps sem datas. Eles permitem que os stakeholders visualizem e discutam o plano estratégico do produto sem se preocupar com o que é ou não viável no prazo – porque o prazo está fora da conversa.

Muitas vezes, quando um gerente de produto apresenta um plano estratégico – em uma reunião de roadmap, por exemplo – e recebe resistência imediata da equipe de desenvolvimento, de vendas ou de alguma outra, o que pode estar acontecendo é que os stakeholders estão sobrecarregados pelo plano final e não estão conseguindo se concentrar nos blocos estratégicos.

Portanto, trate cada parte do seu plano de forma independente. Utilize o tempo de discussão necessário para ganhar a adesão de sua equipe. Em outras palavras, alinhe as expectativas individualmente. Somente depois desse processo, você deve começar a discutir e definir expectativas para o plano como um todo.

Conclusão: o alinhamento de expectativas é determinante para o sucesso do seu produto

No início da criação de um produto, tudo parece possível. O executivo visualiza um produto que vai assumir o mercado e se tornar sinônimo de toda a categoria, como o Kleenex. A equipe de vendas imagina que uma boa oferta se vende sozinha. E a equipe de desenvolvimento prevê um produto simplificado que pode ser construído com o mínimo de esforço, utilizando uma base de código existente.

Mas logo depois desses pensamentos iniciais, a realidade se instala. Restrições orçamentárias. Limitações de tempo. Projetos internos concorrentes disputando os mesmos recursos.Os stakeholders perdem o interesse. Os clientes perdem a paciência. Os desenvolvedores recuam nos cronogramas. Os relatórios de bugs chegam dos testes beta.

Muito provavelmente, não será fácil fazer o seu produto seguir um roadmap tranquilamente até se tornar o Kleenex do seu setor. Na verdade, como Product Manager, você pode esperar alguns contratempos e problemas para cada produto gerenciado

Mas esses são necessariamente sinais de fracasso? Não se você estabelecer um alinhamento de expectativas para os seus produtos junto aos seus stakeholders, de forma clara, com antecedência e precisão

Muitos gerentes de produto falham na hora de comunicar adequadamente suas expectativas durante o desenvolvimento do produto. Às vezes, os PMs acham que definir expectativas é sinônimo de desanimar as pessoas. Ou de fazer exigências aos colegas de trabalho, se preocupando com o impacto que isso pode ter nas relações de trabalho.

Mas, como espero ter demonstrado neste post, as decepções e os danos provavelmente serão maiores se você não definir as expectativas adequadas.

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