Um relatório automatizado é a compilação de informações relevantes para a empresa feita automaticamente por softwares e ferramentas de coleta, tratamento, análise e visualização de dados. Esse recurso tem se tornado indispensável para a tomada de decisão das empresas, uma vez que reúne dados em tempo real para extrair insights valiosos de negócio.
Conheça melhor o processo de automatização de relatórios, os benefícios para os negócios e como criar relatórios automatizados na sua empresa.
O que é um relatório automatizado?
Um relatório automatizado consiste na criação automática de um documento feito por softwares de análise e visualização de dados. Esses documentos contêm informações relevantes sobre a empresa e podem ser gerados com facilidade e de forma personalizada para a extração de insights acionáveis que apoiem a tomada de decisão estratégica.
A automatização de relatórios de resultados é um recurso muito útil pois contribui para a minimização de erros e a priorização de dados que realmente importam para as estratégias da empresa.
Benefícios da automatização de relatórios
Automatizar relatórios ajuda significativamente as estratégias de um negócio ao otimizar tempo e recursos, manter a consistência dos dados, criar documentos detalhados e personalizados, e gerar insights acionáveis. Isso tudo melhora a eficiência empresarial, garantindo uma tomada de decisão ágil, estratégica e informada. Confira a seguir alguns benefícios dos relatórios automatizados!
Otimização de tempo
O processo tradicional de criação de relatórios exige um exaustivo trabalho manual de coleta e organização de dados. A automatização de relatórios ajuda a otimizar o tempo e os recursos investidos na criação de relatórios, já que o sistema gera automaticamente as informações necessárias, baseando-se nas necessidades da empresa. Com isso, sobra mais tempo para que os profissionais possam focar em tarefas mais estratégicas, garantindo uma maior eficiência operacional.
Consistência e precisão
Qualquer processo manual feito por uma pessoa está sujeito a erros e inconsistências. Contudo, quando falamos de negócios, é fundamental garantir que os dados gerados sejam confiáveis. Os softwares de criação de relatórios automatizados garantem a precisão e a consistência dos dados, minimizando erros humanos e assegurando a qualidade dos dados.
Geração de insights acionáveis e tomada de decisão ágil
Softwares de geração de relatórios automatizados são atualizados em tempo real, garantindo que os dados estejam disponíveis e sejam monitorados constantemente. Essa vantagem possibilita a extração de descobertas acionáveis e um processo de decisão mais ágil, assertivo e estratégico.
Personalização
Os sistemas de geração de relatórios automáticos são altamente personalizáveis e escaláveis. Por meio deles, é possível criar relatórios customizáveis com base nas demandas do negócio ou do projeto, por exemplo, ao gerar relatórios que analisam indicadores de performance e métricas específicas importantes para determinado processo estratégico.
Além disso, essas ferramentas conseguem se adaptar com facilidade ao volume crescente de dados de uma empresa, mantendo a consistência e a precisão das informações.
O que um relatório automatizado deve ter?
Um relatório automatizado precisa ter alguns elementos fundamentais para aprimorar a inteligência de negócio e fazer descobertas importantes para a tomada de decisões. Alguns fatores indispensáveis na automatização de relatórios são:
Acessibilidade
Os relatórios automatizados precisam ser fáceis de entender. Isso significa transformar dados complexos em informações compreensíveis.
Os softwares de geração de relatórios fornecem recursos de visualização de dados que ajudam a criar documentos acessíveis às partes interessadas e tomadores de decisão, independente do nível técnico de compreensão. Assim, esse documento deve ser acessível e evitar jargões técnicos, além de conter recursos visuais, como gráficos e tabelas, que ajudem na interpretação das informações de maneira clara e direta.
Relevância
A relevância das informações também é um princípio dos relatórios automatizados, pois garante que os dados apresentados tenham um propósito claro e respondam às perguntas certas.
É comum encontrar excesso de informações em relatórios feitos manualmente, dificultando a identificação e a interpretação de dados que realmente ajudam na tomada de decisão estratégica. Por isso, é fundamental saber priorizar quais informações são relevantes, respondem às perguntas certas e estão alinhadas aos objetivos e metas da empresa.
Acionabilidade
Não basta destacar informações que parecem relevantes para o negócio, um relatório também precisa ser acionável. Isso significa fornecer insights que possam ser facilmente transformados em ações concretas para ajudar a aprimorar o desempenho da empresa ou resolver problemas.
Por exemplo, se ao monitorar os dados foi identificado uma sequência de erros em determinada página que tem afetado diretamente o desempenho do site, essa informação por si só é relevante. Mas para além disso, ela precisa gerar uma ação, como por exemplo, engajar a equipe de desenvolvimento na resolução deste problema.
Relatórios automatizados são ferramentas muito poderosas quando além de fornecer insights relevantes, propõem ações concretas que podem aprimorar os resultados da empresa.
Confiabilidade
Outro elemento fundamental dos relatórios é a manutenção da integridade dos dados, independente de mudanças ao longo do tempo. Os dados precisam ser consistentes e confiáveis, incluindo quando há alterações na metodologia de geração de relatórios. Isso envolve um monitoramento e uma manutenção contínua dos métodos de coleta e análise de dados.
Como automatizar a criação de relatórios na sua empresa
Se você busca implementar a automatização de relatórios na sua empresa, é preciso considerar alguns fatores para que esse processo seja efetivo. Confira algumas dicas e ferramentas para automatizar a criação de relatórios!
Defina os objetivos do relatório
A primeira dica essencial para automatizar a criação de relatórios é definir os objetivos deste documento considerando aspectos como:
- Os principais stakeholders do relatório. Isto é, quem consumirá as informações apresentadas, como por exemplo, gerentes de marketing, vendas, tecnologia, Produto, etc;
- As informações que são relevantes para o documento, como métricas e KPIs. Esses dados podem ser exclusivos do segmento que precisa ser monitorado, auxiliando na criação de estratégias efetivas;
- A frequência em que os relatórios serão gerados. Ela dependerá da necessidade de cada setor da empresa. Por exemplo, um segmento específico pode precisar de um relatório quinzenal, enquanto outro setor, mensal.
Escolha a ferramenta adequada
Após entender as necessidades que serão atendidas no relatório, é preciso escolher que ferramentas usar para automatizar os relatórios. Nesse processo, é importante avaliar os recursos disponíveis e alinhá-los à demanda da empresa. Por exemplo, não é preciso investir em um software altamente robusto se a necessidade da empresa pode ser suprida com uma ferramenta menos potente.
Algumas ferramentas muito usadas para a automatização de relatórios, são:
- Microsoft Power BI;
- Tableau;
- Google Data Studio, entre outras.
Essas ferramentas de Business Intelligence ajudam no processo de análise e visualização de dados de grandes volumes de dados, assegurando a consistência dos dados na criação de relatórios.
Além disso, configurar outras ferramentas, como o Zapier ou outros softwares de automação, pode auxiliar os processos de integração de dados, criação de fluxos de trabalhos e automação de tarefas repetitivas, otimizando ainda mais o processo de geração de relatórios automatizados.
Configure a automatização de relatórios
Depois de escolher as ferramentas que melhor se adequam às necessidades da empresa, é preciso configurar os softwares de automatização de acordo com os objetivos dos relatórios. Nesse processo, selecionam-se as métricas, KPIs e informações relevantes para a análise de dados e para a tomada de decisão estratégica.
Além disso, configura-se a frequência de geração dos relatórios, especificando a periodicidade e agendando os horários de entrega e as partes interessadas que receberão os resultados. Nesse processo, pode-se criar também templates reutilizáveis e personalizáveis que adaptam-se facilmente às necessidades do usuário e dos objetivos do relatório, otimizando ainda mais o processo de geração de relatórios automatizados.
Monitore e avalie a geração de relatórios automatizados
O acompanhamento contínuo da estratégia implementada na geração de relatórios é fundamental para garantir a consistência dos dados e a efetividade das ações.
Portanto, avalie se as informações geram insights acionáveis e se as ações e estratégicas implementadas com base nos resultados do relatório estão sendo efetivas. Além disso, considere estratégias para aprimorar a geração de relatórios caso esses elementos não estejam fornecendo os resultados esperados.
O monitoramento e a avaliação dos resultados é uma forma de garantir que a geração de relatórios automatizados continue ajudando a empresa a alcançar seus objetivos. Essa prática deve ser contínua, aplicando ajustes necessários para aprimorar ainda mais as estratégias em vigor.
Eduque e treine sua equipe
Ao escolher automatizar a geração de relatórios, é preciso envolver uma equipe neste processo. Por isso, oferecer treinamentos e recursos educativos sobre esses processos é fundamental.
A equipe deve ser capaz de agir diante dos resultados e implementar mudanças quando for preciso. Além disso, as partes interessadas também precisam de auxílio para saber como acessar, interpretar e tomar decisões com base nos relatórios.
Conclusão
Um relatório automatizado pode otimizar significativamente a identificação de insights acionáveis, a criação de estratégias efetivas e a tomada de decisão de uma empresa. Esse recurso empresarial é muito útil, pois fornece informações embasadas, personalizadas e confiáveis a partir dos dados gerados, aprimorando os resultados de uma empresa.
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