O Zapier é uma ferramenta de automação que integra diversos aplicativos e programas online para otimizar nosso tempo e facilitar o gerenciamento de demandas diárias.
Hoje, a automação se tornou uma aliada muito importante tanto para a gestão de empresas e tarefas em geral, que sem ela, levariam mais tempo e esforço para serem realizadas, quanto para times de Produto, campanhas de marketing e vendas, etc. Contudo, nem todo mundo sabe como criar processos de automação de forma otimizada e sem precisar de habilidades de programação.
O Zapier é a solução descomplicada para começar a realizar esses processos. Neste artigo você confere o que é e como funciona a ferramenta, suas vantagens e desvantagens, assim como utilizá-la para suas necessidades.
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O que é Zapier?
Zapier é uma ferramenta criada com o objetivo de automatizar ações e tarefas entre diversas plataformas na web, facilitando os fluxos de trabalho em diversas frentes.
Automatizar processos é um passo necessário para aumentar a produtividade dos times e direcionar tempo para atividades que exigem mais atenção.
O problema é que nem sempre há integrações facilitadas entre as ferramentas que usamos no nosso dia a dia, dificultando a conexão, e consequentemente, a automação de tarefas.
É aí que entra o Zapier. Ele conecta diversos aplicativos e programas através de um fluxo de trabalho flexível que você cria de acordo com suas necessidades.
Imagine que você precisa criar uma conexão entre o Trello e o Gmail, ou entre o Google Sheets e o MailChimp, mas não sabe como fazer essa integração entre os programas, ou precisaria realizar essas ações manualmente.
A ferramenta possibilita essas ações de forma bastante flexível, descomplicada e otimizada para as demandas de cada usuário. Com ela é possível criar “Zaps”, que são as ações que você deseja automatizar. A partir disso, você precisa apenas gerenciar e atualizar os comandos criados quando necessário.
Como funciona o Zapier?
O Zapier funciona de forma bem simples e intuitiva. A ferramenta utiliza o sistema chamado “Zaps” baseado em triggers (gatilhos), que são os eventos que você cria, e ações, que serão executadas após a definição dos gatilhos. O usuário deve criar um “Zap” para começar a automatizar tarefas e integrar aplicativos.
Como a proposta do Zapier é facilitar o processo de automação e as integrações entre vários aplicativos da web, não é necessário saber programar ou ter habilidade de coding para usar a ferramenta.
Alguns termos importantes para entender o funcionamento do Zapier são:
- Zap: como mencionado, Zap é o nome dado a automação que você vai criar entre dois ou mais aplicativos;
- Trigger (gatilho): o gatilho é o evento que acontece em um aplicativo, que desencadeia a ação no aplicativo integrado. Eles servem para determinar o que a automação deve fazer e nessa etapa o usuário deve escolher o aplicativo de onde partirá o gatilho. Por exemplo, “quando preencher o formulário X do Google Forms…”.
- Ação: a ação é a resposta ao gatilho criado previamente. Em outras palavras, é a automação sendo executada. Quando você configura a ação, ou seja, o aplicativo que será integrado ao seu gatilho, a automação estará formada. Uma ação seguindo o exemplo acima seria “receber uma notificação no Gmail no e-mail Y”.
Quais são as vantagens do Zapier?
O Zapier oferece muitas vantagens aos usuários que precisam criar automações de forma simples. Entre elas:
Há bastante flexibilidade na criação de automações
Uma das grandes vantagens do Zapier é a possibilidade de personalizar as automações de acordo com as necessidades de cada usuário. Esse aspecto oferece muita flexibilidade na hora de criar automações para auxiliar no gerenciamento de cada projeto ou negócio que utilize os recursos da ferramenta.
Há muitas opções de integração entre aplicativos
São mais de 5.000 aplicativos disponíveis para integração na plataforma do Zapier.
Desde ferramentas de produtividade, marketing e vendas, até softwares de Business Intelligence, TI e outras áreas.
Isso significa que há muitas possibilidades de automação para os mais diversos fins, que ajudam a tornar os processos empresariais muito mais eficazes e otimizados.
A plataforma é intuitiva, acessível e fácil de usar
Outra grande vantagem da ferramenta é o fato de ser muito simples de usar e bastante intuitiva.
Para criar Zaps, por exemplo, basta ir preenchendo os campos solicitados com as informações necessárias e em instantes você cria uma automação. Com o Zapier, diversos perfis de usuários com diferentes backgrounds, têm a possibilidade de criar automações sem precisar escrever sequer uma linha de código.
Otimização de tempo e esforço
Ao usar o Zapier, é possível otimizar bastante seu tempo e esforço em tarefas e ações.
Isso porque, o período dedicado a certas funções manuais, poderão ser direcionados a outras atividades mais relevantes, já que com a ferramenta, as tarefas manuais serão automatizadas. Além de ajudar a reduzir custos de trabalho e melhorar a performance do negócio em vários aspectos.
Quais são as desvantagens da ferramenta?
Apesar das inúmeras vantagens, também existem alguns pontos a considerar antes de adotar a solução. Entenda:
Conta gratuita limitada
O Zapier conta com uma versão gratuita e quatro planos pagos (mais informações aqui). E, embora você consiga realizar algumas automações na versão gratuita, ela é muito limitada.
Assim, pode ser que seja necessário fazer um upgrade para um plano pago, caso você precise de mais recursos, e isso leva a um investimento que nem todo mundo pode fazer.
Gerenciamento feito apenas pela ferramenta
Apesar das vantagens, um fator a ser considerado é em relação ao gerenciamento de suas automações.
Ao utilizar o Zapier, você fica dependente da infraestrutura da plataforma, que depende de serviços de terceiros. Assim, em casos nos quais houver problemas ou falhas na plataforma, você não conseguirá acessar suas automações por um tempo, o que pode levar a alguns prejuízos.
Poucas opções de customização em alguns aplicativos
Apesar da grande quantidade de aplicativos, integrações e possibilidades de personalização, a ferramenta também pode apresentar poucas opções de customização para alguns aplicativos. Então, é importante avaliar se a plataforma pode atender suas demandas quanto às possibilidades de customização antes de contratar a solução.
Como usar o Zapier para automatizar tarefas
Agora que você conhece como funciona a ferramenta e as principais vantagens e desvantagens do Zapier, veja como usá-lo para automatizar tarefas:
Configuração de contas
Uma vez que você começa a usar a ferramenta, é necessário conectá-la com as contas de outros aplicativos (os que você planeja fazer automações e integrações). Você pode fazer isso durante a criação de um Zap, mas é importante definir quais são esses aplicativos e configurar as contas na plataforma do Zapier.
Crie Zaps
Após configurar suas contas, é hora de começar a criar seus Zaps, ou seja, as automações que você deseja ativar entre os aplicativos. Para isso, vá em “Criar um Zap” para começar a configurar sua automação.
Defina os triggers (gatilhos)
Ao clicar em “Criar um Zap”, você será direcionado para a página de criar gatilhos. Nessa página é necessário definir qual é o aplicativo que vai engatilhar a ação da automação e fazer começar o fluxo de trabalho para esse Zap. Nessa etapa, você deve considerar seus objetivos para a criação da automação e especificar o gatilho que ativará a ação seguinte (próximo passo).
Por exemplo, digamos que você queira criar uma automação entre o Trello e o Telegram. Nesse caso, o gatilho seria o Trello (o aplicativo que dispara automação), e você deverá configurar qual ação o Trello fará, como “quando eu mover um card do Trello…”.
Escolha as ações
Após definir um gatilho, você deverá escolher as ações que ocorrerão após determinado gatilho acontecer.
No exemplo anterior, usamos o Trello como gatilho para executar a ação “quando eu mover um card do Trello…”. O passo seguinte, na hora de escolher a ação, seria definir o que acontecerá quando você mover um card no Trello. Usando o mesmo exemplo, a ação poderia ser “enviar mensagem no canal X”.
Teste e ative os Zaps
Logo após você selecionar os gatilhos e as ações da sua automação, aparecerá uma etapa de testes, onde o Zapier verifica se esses passos estão funcionando de acordo com o esperado. Depois de realizar os testes, seu Zap será criado e a automação estará ativa.
Monitore e gerencie os Zaps
Com suas automações criadas, é necessário sempre monitorá-las e gerenciá-las para verificar se os fluxos de trabalho estão acontecendo da forma que deveriam.
Ao acessar o painel dos seus Zaps, você consegue editar, desativar ou excluir automações que não fazem mais sentido para seus objetivos.
Conclusão
Em suma, essa uma ferramenta muito recomendada para automatizar tarefas manuais, otimizar o tempo, aprimorar processos e organizar fluxos de trabalho mais funcionais. Sendo assim, é uma solução muito útil para profissionais que atuam em empresas digitais, sejam Product Managers, Gerentes de Projeto e profissionais de Marketing e Vendas, por exemplo.
Agora você já conhece um pouco mais sobre o Zapier, vale refletir e conversar com o seu time para entender se essa solução de fato pode agregar os benefícios citados nesse artigo, levando sempre em consideração que cada empresa vive um contexto e têm objetivos próprios.
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