25 de fevereiro de 2022

Gestão de projetos: como é o processo de encerramento na PM3

Vinda de um ambiente de consultoria, para mim sempre foi muito importante o momento de fechar um ciclo de projeto, comemorar as vitórias e entender os aprendizados. Entrando em Produto essa foi uma das coisas que tentei levar comigo, mesmo que nem sempre seja possível tirar um tempo pra isso de forma organizada.

Dentro da PM3 estamos no meio de um grande projeto, a atualização e otimização do Curso de Product Management, e dentro dele desenvolvemos vários mini projetos e entregas que vamos acompanhando de forma paralela. 

O problema com a gestão de projetos tão grandes é que, quando olhamos para trás apenas no final da jornada, esquecemos de muitos erros e acertos do caminho – apontamos os highlights e os erros maiores, mas boa parte do aprendizado se perde. Então por que não ter ciclos de encerramento separados também?

Um pouco mais de contexto

Nossos alunos e alunas do Curso de Product Management, recentemente tiveram uma surpresa: fizemos uma grande virada na ementa do curso. Esse mini projeto que chamamos de “virada de chave” não era tão mini, foi um grande esforço e um conjunto de mudanças bem delicadas que afetam diretamente a experiência e jornada do nosso usuário.

Para essa virada ser possível – diminuir o impacto e futuros débitos – reunimos uma equipe multidisciplinar para olhar esse pequeno projeto de todos os ângulos possíveis e ajustar tudo sem deixar pontas soltas no produto. Nos reunimos, planejamos, fizemos ajustes, alinhamos com as outras áreas. Comunicação ok, stakeholders ok, tarefas ok, execução do plano ok. E mesmo assim não deu tudo 100% certo como imaginávamos.

Não tínhamos nenhuma dinâmica “post mortem” programada – aquelas dinâmicas de encerramento de projeto para entender o que deu certo e o que deu errado. Até porque a atualização e otimização do curso está um pouco longe de acabar, mas como prezamos muito por aplicar as melhores práticas no dia a dia, mesmo assim decidimos nos reunir para entender onde dá pra melhorar

Lembra que eu comentei que o problema dos grandes projetos é que boa parte do aprendizado se perde? Pois é, muitos dos achados que saíram desta conversa teriam se perdido se a gente tivesse deixado tudo para o final.

gestão de projetos miro

Como foi na prática

Como sempre falamos na PM3, “casa de ferreiro, espero é de ferro”. Por isso, escolhi uma ferramenta do Management 3.0 chamada Celebration Grid (CG), que nos ajuda a entender os aprendizados de forma organizada. 

Em vez de olhar para o todo e sair colocando post-its, essa grade nos ajuda a olhar para os pontos separadamente, começando pelas boas práticas que já aplicamos no dia a dia, depois para os experimentos e por mim os erros – e pontos não mapeados.

gestão de encerramento de projetos no miro

Se você olhar com calma para a ferramenta vai ver que ela é dividida por uma linha diagonal que separa cada coluna em 2, uma parte para resultados negativos e uma para resultados positivos. E também vai ver que na coluna de boas práticas a parte de resultado negativos é bem menor, assim como a parte de resultados positivos na coluna de erros, enquanto a de experimentos é dividida bem no meio. 

Se estiver pensando em facilitar uma dinâmica com essa ferramenta na sua equipe, aqui vão 3 dicas importantes:

  1. Comece da direita para a esquerda, de práticas para falhas. Normalmente já entramos em dinâmicas assim com todos os erros mapeados na cabeça, é importante olhar para as boas práticas também, às vezes foi a falta de uma delas que causou um erro ou dificultou o sucesso de um experimento.
  2. Instrua as pessoas a começar pensando sobre as ações de sucesso e depois ir para falhas. O que eu mais gosto nessa ferramenta é que ela nos obriga a dar destaque e comemorar as pequenas vitórias e não deixa que os erros ofusquem os resultados positivos.
  3. Também é importante fornecer um espaço seguro para diálogo, ninguém falará sobre erros se souber que será punido ou que será usado contra eles. Temos que olhar para o que deu errado com a lente de aprendizagem.

De qualquer forma, é importante entender o que aconteceu, ao falar sobre os experimentos, precisamos decidir o que fazer de diferente com os que falharam (para que possam dar certo da próxima vez) e sair com “próximos passos” claros, não adianta gerar tanto aprendizados e eles não se tornarem acionáveis.

Recapitulando

Grandes projetos vêm com grandes responsabilidades grandes aprendizados. Ao final de etapas importantes reúna a equipe, mapeie os erros, comemore os acertos e documente o aprendizado

Saia dessa dinâmica com os próximos passos bem definidos, pois não adianta mapear um tanto de coisa e não fazer nada depois. 

Por último, entenda qual foi a percepção da equipe, e qual formato funciona melhor para vocês. Aqui na PM3, apesar de sermos muito assíncronos, escolhemos reunir todo mundo no Miro e discutimos ao vivo. Isso ajudou demais na interação, alinhamento e definição de acionáveis.

Recomendo que você aproveite a oportunidade, já baixe este template no Miro da ferramenta traduzida (e com algumas adaptações que ajudaram a gente) e já teste com a sua equipe!

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