Retrospectiva mais dinâmica: gamificação de processos
Eduardo Borges

Eduardo Borges

Product Manager na Fundação Eco+

7 minutos de leitura

banner lateral lista de espera CP10

Certamente você deve conhecer diversos modelos que podemos fazer de retrospectiva, mas será que estamos sendo eficientes e engajando a equipe da melhor forma? No site “EasyRetro” tem 14 formas mais populares de conduzir uma retrospectiva (clique aqui para acessar a lista completa) e aqui vou compartilhar os 3 modelos simples para se realizar esse processo:

  • Engajamento
    • O que foi bem
    • O que podemos melhorar
    • O que faltou
    • O que esperamos
  • Mais, Menos e Diferente
    • O que mais gostei
    • O que menos gostei
    • O que faria diferente
  • Melhorar / Continuar / Parar
    • Precisamos melhorar
    • Podemos continuar fazendo
    • Melhor parar de fazer
    • Ações
modelo tradicional de retrospectiva
Modelo “tradicional” de retrospectiva

Agora que você já recordou das premissas de uma retrospectiva, por que não fazermos algo mais dinâmico e interativo com o time? 

Vem conhecer e entender como estruturar uma retrospectiva gamificada e fazer com que seu time fique mais engajado e disposto a evoluir com as lições aprendidas.

O que é uma retrospectiva?

Ao longo de uma sprint temos diversos desafios com atividades, pessoas, processos e stakeholders e claro que além de aprender com tudo isso quase todos os dias, é um baita desafio fazer gestão de todas essas frentes.

Uma metodologia bastante usada nas empresas é o Scrum, uma estrutura para gerenciamento de projetos que nos auxilia para organização e tomada de decisão para novas rotas, trazendo clareza e dinamismo no dia a dia do trabalho.

O Scrum possui as seguintes cerimônias:

  • Planning;
    • Definir o objetivo da sprint;
  • Daily;
    • Identificar os impedimentos que precisam ter ações;
  • Review;
    • Entender as atividades que foram concluídas, quais não foram concluídas e qual o estágio atual do que precisamos fazer.
  • Retrospectiva
    • Alinhamento do que deu certo e não deu certo, criando temáticas para esses pontos levantados e desenvolvendo um plano de ação.

Mas como nem tudo são flores, sabemos que existe uma grande dificuldade do time em aprender, registrar e executar tarefas após as lições aprendidas.

Como você acha que esse processo será mais dinâmico, eficiente e trabalho diretamente com o alinhamento da estratégia prevendo desdobramentos da equipe??

Então vamos lá, estou aqui para contribuir com vocês como podemos deixar esse processo mais dinâmico.

Como estruturar uma retrospectiva gameficada?

Resolvi usar o modelo das cartas feitas pela PM3 em um jogo de “quebra gelo” em um dos encontros realizados por eles, e de forma situacional conseguimos compartilhar as lições aprendidas da última sprint.

A preparação foi a seguinte:

1. Criei um formulário para colher as lições aprendidas

O formulário continha 6 perguntas focadas em saber os seguintes pontos:

  • Área de atuação (porque tínhamos 2 áreas envolvidas nesse processo);
  • Entender a importância que o time dava a esse processo de lições aprendidas;
  • Qual etapa de do desenvolvimento do produto havia mais problemas;
  • Descritivo da experiência vivida (boa ou ruim);
  • Qual melhor forma o time achava que poderíamos compartilhar as lições aprendidas.

2. Compilei as informações por similaridade

Com o resultado em mãos eu fui entender melhor quais etapas eram mais comprometidas e tinham mais problemas e sucessos envolvidos no processo. Além disso, aprofundei nos temas mais comentados entre as áreas e busquei fazer uma ligação entre elas. 

3. Usei uma forma mais simples e descontraída (memes)

Sabendo as áreas mais afetadas, das similaridades dos temas, como fazer isso virar uma situação para as cartas? Fiz relações com os temas:

  • Comunicação;
  • Relação com cliente;
  • Organização;
  • Oportunidades.

4. Traduzi tudo isso para as situações informadas no formulário

Com esses dados em mãos, consegui juntar os temas, com situações e por fim traduzir em contextos reais para que o time pudesse compartilhar as lições aprendidas. Depois de tudo isso, basta recortar, colar e abusar da imaginação.

Aqui um modelo de carta e inspirações para cartas situacionais:

  • Marie Kondo passou por aqui!
    • Sobre os produtos que você trabalha, como você organizaria melhor a solicitação de informações/dados do cliente?
  • Run Forrest run…
    • Identificamos uma oportunidade para um novo produto que ainda não temos estruturado, como organizar essa demanda?
  • Elementar meu caro Watson…
    • Comente com seu grupo uma forma de como identificar uma dor do cliente dado que em alguns momentos sentimos que ele não conhece tanto sobre o assunto que estamos trabalhando.
cards do modelo PM3
Modelo de retrospectiva baseado nos cards PM3

Clique aqui e acesse os cards da PM3 para usar como referência na sua retrospectiva e/outros processos.

Como conduzir a dinâmica?

  • Passo 1

Breve contextualização sobre a nova forma de retrospectiva, dado a experiência do time sobre o tema. A ideia aqui era termos as pessoas na mesma página e engajadas a solucionar problemas e aprender com os acertos que tivemos.

  • Passo 2

Criamos um ambiente onde naquele momento iríamos refletir e compartilhar os acontecimentos uns com os outros, de forma simples, objetiva e estruturada.

  • Passo 3

Separamos a equipe em 2 grupos e enquanto uma pessoa pegaria uma carta, faria a leitura da situação e compartilharia com o restante do grupo a situação, trazendo seus aprendizados frente ao tema. Aqui os outros participantes anotaram SOLUÇÕES possíveis para aquela situação compartilhada.

  • Passo 4

Já com as soluções descritas fizemos o exercício de organizar em um mapa de afinidade. Esse processo foi importante para sabermos  quais temas apareceram e eram mais relevantes para trabalhar posteriormente.

  • Passo 5

Estruturamos os encaminhamentos frente aos temas e soluções proposta pelo time a ser considerado na próxima sprint. Tivemos bons insigths construídos pelo time, onde após estruturado conseguimos ter uma visão clara de como aprender com as situações e se preparar para a próxima sprint de forma diferente.

dinâmica de retrospectiva com os cards
Aplicação da dinâmica com os cards

Conclusão

No fim do dia, tivemos entre os grupos muita similaridade, quanto aos temas segmentados e um alinhamento bastante conciso sobre o que e como conseguiríamos trabalhar.

O feedback foi super positivo pois as pessoas entenderam que ao compartilhar, ouvir e escrever soluções para dores reais e iguais aos que os outros colegas passam no dia a dia conseguiam ter um alinhamento maior e alinhado com o que a Instituição precisava.

O diferencial desse processo certamente foram as trocas, os momentos de compartilhamento e de ajustes para os que e como iríamos fazer dali pra frente. No fim foi o que mais importou para todo o grupo por a forma de fazer nossa retrospectiva.

Leia também: