Método GTD: o que é e como aplicar na vida profissional? - PM3
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11 minutos de leitura

Panorama do Mercado de Produto

As 24h do seu dia são suficientes para dar conta de tudo o que precisa? Muitas vezes não, pois esse é realmente um grande desafio. Entretanto, o método GTD (Getting Things Done) é uma ferramenta que vai te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo, aumentando a sua produtividade.

Se você nunca ouviu falar nesse conceito, esse é o momento de conhecer ele no detalhe!

Neste artigo você vai aprender:

  • O que é método GTD
  • 5 pilares do método GTD
  • Tipos de atividades em nosso dia a dia
  • O método GTD na prática
  • Benefícios de ter uma equipe mais produtiva

Ficou curioso? Então, continue a leitura a seguir e saiba tudo sobre o assunto!

O que é método GTD?

Você sabe o significado da palavra produtividade?

De acordo com o dicionário online de portugues, a palavra produtividade pode ser definida como:

A relação que se consegue obter entre o valor e a quantidade produzida e aqueles que foram colocados à produção; rendimento.

Logo, podemos ver que ser uma pessoa mais produtiva não tem a ver com fazer mais, e sim, aproveitar melhor o seu tempo. Nesse caso, a produtividade tem relação com a qualidade com que você produz!

Seguindo essa linha de raciocínio, o método GTD foi criado por David Allen (um dos mais influentes estudiosos da produtividade) e apresentado ao mundo por meio de seu livro, “A arte de fazer acontecer“.

A sigla GTD quer dizer Getting Things Done, traduzido para o portuguës,fazendo as coisas”. Essa metodologia tem como propósito trazer ação para a nossa organização.

Em outras palavras, o método GTD foi desenvolvido com o intuito de fazer a nossa produtividade acontecer quando o praticamos.

A ideia principal é fazer com que o indivíduo tenha controle sobre sua rotina, ajudando na na organização pessoal e consequentemente fazendo com que suas tarefas tenham mais valor devido ao gerenciamento de tempo realizado.

Na prática, quando estamos atarefados nossa mente não consegue pensar em outra coisa que não seja nossas obrigações. O método GTD tem como funcionalidade nos auxiliar a esvaziar a mente para que assim consigamos de fato agir sobre as obrigações.

Vale lembrar que tudo à nossa volta está mudando o tempo todo, ainda mais com o avanço da tecnologia. Pensando nisso, o autor atualizou a obra que foi publicada pela primeira vez em 2011. 

Isso quer dizer que mesmo após 11 anos, o método GTD continua sendo super atual e trazendo muitos benefícios!

5 pilares do método GTD

etapas do método GTD

Assim como todo método, o GTD é dividido em etapas. Por isso, é tão importante entendermos as características e importância de cada etapa para que ao final alcancemos o objetivo de melhorar a nossa produtividade.

1. Capturar

O primeiro passo do método GTD é esvaziar a mente e mover as ideias e lembranças das nossas obrigações para um local mais confiável.

2. Esclarecer

Depois de tirar as ideias da cabeça, chegou o momento de analisar cada tarefa capturada e decidir o que demanda ação e o que não demanda ação.

3. Organizar

Posteriormente, é importante ter as demandas identificadas organizadas e com fácil acesso para que você possa consultar quando necessário

4. Refletir

O momento de reflexão é quando você se propõe a revisar tudo para que nada passe despercebido, esse também é o momento de atualizar informações e criar uma perspectiva do momento atual.

5. Engajar

Agora é o momento de pôr a mão na massa e executar o que foi planejado. O mais importante dessa etapa é que você saberá exatamente o que está fazendo, o porquê está fazendo.

Isso mostra que a sua ação passou a ter um significado e naquele momento ela é a coisa mais importante que você está fazendo

Tipos de atividades em nosso dia a dia

A etapa de esclarecimento do método GTD acontece a partir do momento em que conhecemos os tipos de atividades que surgem ao longo do nosso dia.

Essas atividades são divididas em 3 tipos, sendo:

Atividades não planejadas

Essas atividades são aquelas que aparecem de surpresa na nossa mesa ao longo do dia, normalmente elas costumam anteceder o momento em que o profissional pensa que sua cabeça vai explodir a qualquer momento.

Atividade pré-definidas

Certamente você tem uma agenda ou utiliza algum software ou aplicativo de to do para dar check nas suas demandas. Ou seja, as atividades pré-definidas são aquelas que você já tem na sua rotina, aquela demanda que você já sabe que tem todos os dias.

O grande benefício do uso de software ou aplicativos é a possibilidade que eles dão de você cronometrar o tempo que leva executando cada tarefa! Quanto mais completa for a sua perspectiva perante uma atividade pré-definida, mais possível será negociar prazos e prioridades.

Atividades a serem definidas

Essas atividades nada mais é do que o tempo que você dedica para organizar seus projetos, desenvolver um planejamento. Para gerenciarmos o nosso tempo e sermos mais produtivos, é necessário dedicar um tempo para a organização.

O método GTD na prática

O método GTD requer disciplina e muita prática, isso quer dizer que não adianta exercitar os 5 pilares apenas uma vez, afinal de contas, muito provavelmente você vai falhar.

O melhor a se fazer é começar praticando o método GTD e fazer os ajustes necessários de acordo com o seu perfil.

Um bom conselho é ler o livro antes de tudo. O próprio autor disse que quando escreveu colocou o máximo de informações. Desta forma, com certeza a leitura lhe trará muitos insights para colocar em prática o método Getting Things Done e melhorar a sua produtividade.

A prática no dia a dia

Antes de executar uma tarefa, se atente em analisar em qual contexto você está inserido. Depois verifique quanto tempo você tem disponível e por fim observe sua energia e questione o seu nível de atenção.

Em outras palavras, se faltam 20 minutos para o seu expediente acabar e a sua energia está baixa por conta do dia exaustivo que teve até o momento, o melhor a se fazer é não se comprometer com tarefas que tomem mais de 20 minutos e que demandam muita energia.

Nesse caso, você pode dedicar esses últimos minutos para revisar o seu planejamento de tarefas do dia seguinte, gerenciando seu tempo para que seja um dia produtivo.

Benefícios de ter uma equipe mais produtiva

O método GTD não beneficia apenas o colaborador que passa a gerenciar seu tempo. De fato, profissionais de qualquer área podem conseguir ter uma performance melhor com a gestão do tempo, além de trabalhar de maneira mais saudável e humana (ao invés de querer ser uma máquina).

Mas pensando principalmente nas startups que trabalham com tecnologia e produto, produzir com mais qualidade em menos tempo pode ser um grande diferencial competitivo.

A empresa ganha muito aplicando o método GTD, e os benefícios  vão desde a redução de custos até expansão dentro do mercado!

Menos uso de recursos e redução de custos

Se a empresa tem a oportunidade de fazer mais, gastando menos, é claro que ela vai querer praticar isso.

E quando a empresa conta com uma equipe formada por profissionais que valorizam a produtividade, é natural que os resultados sejam positivos. Afinal de contas, se o profissional consegue fazer mais em menos tempo e com maior qualidade, está na hora de explorar essa habilidade.

Podemos tomar Product Managers como exemplo. Esses profissionais estão com a agenda sempre cheia de reuniões, produtos e features. Para executar uma gestão de backlog com excelência, o método GTD pode ser uma poderosa ferramenta complementar.

Expansão de mercado e mais competitividade

Uma empresa que consegue lidar com as demandas atuais em menos tempo, acaba conseguindo olhar também para fora. Ou seja, aproveitar o tempo com mais qualidade significa ter tempo para olhar para aquilo que concorrentes estão fazendo, para as novidades do mercado.

Com mais tempo, você e seu time vão gerar novos insights, encontrando oportunidades de expansão de mercado.

Perguntas frequentes sobre o método Get Things Done

Como podemos adaptar o método GTD para diferentes tipos de negócios ou ambientes de trabalho?

As etapas e técnicas do método GTD podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas de cada contexto. Isso pode envolver ajustes na forma como as tarefas são capturadas, esclarecidas, organizadas, refletidas e executadas, levando em consideração as particularidades da equipe, dos processos e das demandas do negócio.

Essa adaptação pode ser feita por meio de testes, treinamentos, workshops ou consultorias especializadas que ajudem a integrar os princípios do GTD de forma eficaz no dia a dia da organização.

Quais são os principais obstáculos que as pessoas enfrentam ao implementar o método GTD e como superá-los?

Os principais obstáculos ao implementar o método GTD incluem a resistência à mudança de hábitos, a sobrecarga inicial ao tentar esvaziar a mente e a dificuldade em manter a disciplina para seguir todas as etapas regularmente.

Esses desafios podem ser superados através de um processo gradual de adaptação, começando com pequenas mudanças e incorporando progressivamente as técnicas do GTD à rotina diária. Além disso, a educação sobre os benefícios do método e o apoio de colegas ou mentores que já tenham experiência com o GTD podem ser úteis para motivar e ajudar a superar esses obstáculos.

Além dos benefícios para a empresa, como o método GTD pode impactar positivamente a vida pessoal dos colaboradores?

O método GTD pode impactar positivamente a vida pessoal dos colaboradores ao promover uma melhor gestão do tempo e reduzir o estresse decorrente da sobrecarga de tarefas.

Pode também aumentar a sensação de realização pessoal ao concluir as atividades de forma eficiente e proporcionar maior clareza mental para focar em atividades fora do ambiente de trabalho, como hobbies, família e lazer.

Conclusão

Em outras palavras, o método GTD foi desenvolvido com o intuito de fazer a produtividade acontecer.

A ideia principal é fazer com que o indivíduo tenha controle sobre sua rotina, ajudando na na organização pessoal e, consequentemente, fazendo com que suas tarefas tenham mais valor.

Esse método requer extremo compromisso e disciplina, e é por isso que cada vez mais empresas têm aberto suas portas e implementando essa metodologia.

O método GTD é atual devido as atualizações que aconteceram em 2015. Portanto, 7 anos depois, as empresas ainda podem e devem se beneficiar com a produtividade adquirida através dessa metodologia.

O colaborador depois de executar o método, perceberá que não só sua vida profissional mas também a vida pessoal passou a ser mais aproveitada, e não porque as horas foram multiplicadas, mas sim porque o tempo está sendo gerenciado da melhor maneira. 

Essa é uma metodologia muito recomendada para líderes, tanto para aplicação na própria rotina, quanto para orientação de seus liderados. Faça as coisas acontecerem através da metodologia de David Allen, deixando de lado a procrastinação e melhorando seu desempenho de forma saudável!

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