2 de agosto de 2022

Matriz GUT: o que é e como aplicar na priorização de backlog

A Matriz GUT é mais um framework de priorização e resolução de problemas muito útil para times de Produto. Você conhece essa ferramenta?

De acordo com o Panorama do Mercado de Product Management no Brasil, 45% das pessoas entrevistadas disseram que costumam lançar novas funcionalidades ou produtos todos os meses. Para apoiar esse modelo estratégico, as equipes precisam estar muito conscientes sobre os problemas que precisam priorizar para garantir a satisfação dos usuários. Nesse sentido, uma ferramenta como a Matriz GUT é uma grande aliada para esse objetivo. 

Aqui você vai entender melhor:

  • O que é a matriz GUT;
  • Para que serve a ferramenta;
  • Como Matriz GUT funciona
  • Como aplicar esse framework.

Boa leitura!

O que é Matriz GUT

A Matriz GUT (também conhecida como matriz de prioridades) é um framework de gestão para ajudar as empresas a encontrarem soluções para problemas e identificar falhas e pontos de melhoria nos processos da organização. 

Essa ferramenta surgiu em 1981, por Charles H. Kepner e Benjamin B. Trogue, profissionais especialistas em gestão de empresas. Hoje, ela é amplamente utilizada por empresas de tecnologia que precisam priorizar o product backlog, lidar com desafios diários e resolver problemas.

Para que serve a Matriz GUT

Destacamos aqui alguns benefícios dessa ferramenta para você conhecer e incorporar na sua equipe!

Priorização de tarefas

Um dos objetivos da Matriz GUT é avaliar de maneira quantitativa os problemas do time ou da empresa, com o objetivo de priorizar o que deve ser resolvido primeiro, de acordo com aquilo que mais prejudicaria a organização.

Sabendo o que priorizar, o time evita desperdiçar tempo e recursos com o que não é urgente e nem representa tanto impacto para o negócio.

Para os times de Produto que precisam fazer a priorização de backlog e a priorização de features, essa ferramenta é muito útil nesse processo. Afinal, ela indica o que deve ser colocado no topo da lista, permitindo organizar o backlog de forma mais objetiva e definir qual funcionalidade é mais urgente e pode impactar mais a jornada do usuário.

Resolução de problemas

A Matriz GUT traz mais segurança para os times de Produto na resolução de problemas, já que essa ferramenta permite identificar quais questões têm maior probabilidade de prejudicar a empresa. 

Além disso, para melhores resultados, você pode associar essa ferramenta a outros frameworks que também contribuem para a identificação de problemas, como a Análise SWOT (que ajuda a encontrar forças e fraquezas da empresa e do produto) e o Diagrama de Ishikawa (para encontrar a raiz dos problemas e orientar as decisões). 

Também é importante utilizar essas ferramentas durante o processo de Product Discovery, ao lado de outras estratégias, como entrevistas com os usuários, pesquisas com os clientes e análise de feedbacks para encontrar problemas. 

Orientar decisões

A ferramenta GUT também é conhecida como Matriz de Decisão, e isso não é por acaso. Afinal, esse framework ajuda os times na tomada de decisão em relação às suas estratégias, assim como na definição de quais tarefas devem ser concluídas primeiro.

Além disso, a Matriz GUT também orienta a tomada de decisão dos gestores, principalmente em contextos mais complexos e que envolvem uma série de fatores.

Agora que você já conhece as principais vantagens desse framework, vamos ver com mais detalhes como a ferramenta funciona e como você pode incorporá-la aos desafios de Produto!

Como funciona a ferramenta GUT

A Matriz GUT parte de 3 elementos principais:

  • Gravidade: diz respeito ao impacto do problema na empresa e aos prejuízos que ele pode trazer para os negócios;
  • Urgência: diz respeito ao tempo ou ao prazo que o time tem para resolver determinado problema. Quanto mais curto for o prazo, mais urgente é o problema;
  • Tendência: diz respeito à capacidade do problema de piorar em longo, médio ou curto prazo ou de se manter estável com o tempo.

A inicial de cada um desses pilares forma a sigla GUT, que vai no nome do framework. A ideia é que, para priorizar tarefas, você deve classificar as questões de acordo com cada um desses elementos, atribuindo pontuações de 1 (mais favorável) a 5 (menos favorável) para cada uma

Assim, para um problema grave, que gerará um grande impacto para a sua empresa e trará grandes danos, você deve atribuir nota 5. Para um problema cuja resolução não é urgente, você atribui nota 1 e assim por diante. 
Você pode se basear nessa tabela para analisar a gravidade, a urgência e a tendência dos problemas:

representação gráfica da matriz GUT

Depois de ter distribuído todas as notas, é hora de multiplicar os resultados para priorizar as questões de acordo com as pontuações. Nesse caso, você deve multiplicar cada um dos elementos, como nesta fórmula:

G x U x T = Resultado final

O problema com o resultado mais alto deve ser priorizado e os demais podem ser classificados em uma escala de prioridades, do com maior pontuação para o com menor pontuação. 

Como montar a Matriz GUT

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é saber quais problemas a sua empresa precisa resolver. Para isso, liste as questões que vocês precisam analisar. Isso pode ser feito a partir de sessões de brainstorming com o time. 

Não há uma regra sobre qual ferramenta utilizar para montar a Matriz GUT, mas uma planilha no Excel ou no Google Sheets é suficiente para bons resultados.

Se você optar por essa metodologia, na vertical da tabela, em cada linha, você pode incluir os problemas e, na horizontal, os elementos da matriz (gravidade, urgência e tendência), atribuindo a respectiva nota para cada uma. 

A vantagem da planilha é que a multiplicação pode ser feita de forma automática pelo sistema. Então, quando todas as todas estiverem distribuídas, só é necessário fazer os cálculos para descobrir qual questão deve ser resolvida em primeiro lugar. A partir disso, é possível criar estratégias e planos de ação para resolver o problema prioritário e os demais da lista.

Mas há outras opções mais visuais do que uma tabela no Excel. Times de Produto estão acostumados a outras ferramentas, como o Miro, o Figma e o Canva, que permitem personalizar o design dos materiais e facilitar a visualização das informações. Se é o caso da sua equipe, você também pode utilizar esses aplicativos para criar a Matriz GUT.

O mais importante é dispor os elementos e atribuir as notas corretas para cada aspecto. A maneira de fazer isso deve seguir as preferências e os hábitos do time.

Conheça outros frameworks

Já conhecia a Matriz GUT sua utilidade na priorização de backlog? Saiba que essa não é a única ferramenta útil para Product Managers e, por isso, compilamos diversas outras no nosso Guia de Frameworks. Acesse o material gratuitamente e aproveite!

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