22 de julho de 2022

5W2H: o que é e como aplicar ao desenvolvimento de produtos digitais

Você já ouviu falar em 5W2H? Essa metodologia é muito útil para os times de Produto no objetivo de corrigir problemas ao longo do desenvolvimento de um produto ou feature.

De acordo com o Panorama do Mercado de Product Management no Brasil 2021-22, 45% das pessoas entrevistadas disseram que lançam novas funcionalidades ou produtos todos os meses. Nesse cenário, é importante que os times tenham um direcionamento claro de onde chegar e saibam por que estão desenvolvendo determinada funcionalidade. É aqui que entram os frameworks de gestão, como o 5W2H, para auxiliar nesse processo. 

Essa ferramenta ajuda a otimizar a produtividade das equipes de Produto, orientar o desenvolvimento de soluções digitais e criar planos de ação que podem ser aplicados pelo time, otimizando os resultados da empresa. 

Ao longo deste conteúdo, você vai saber o que significa 5W2H, qual sua função, suas aplicações e como utilizar esse framework no dia a dia de Produto. Boa leitura!

O que é 5W2H

O 5W2H é uma metodologia utilizada para a gestão de projetos e a criação de planos de ação, cuja sigla corresponde às 7 perguntas que compõem o framework:

  • What (o que será feito?):  uma descrição do projeto, com detalhes sobre o que deve ser feito em determinado período de tempo, também pode trazer informações sobre as funcionalidades de um produto;
  • Why (por que será feito?): apresenta o propósito e os objetivos do projeto, pode apresentar os problemas que a equipe quer resolver;
  • Where (onde será feito?): apresenta os espaços utilizados para a realização do projeto, que podem ser físicos ou online, por exemplo, os canais de divulgação de um lançamento ou até os lugares em que o produto estará disponível;
  • When (quando será feito e qual é o prazo?): envolve definir o cronograma de execução do projeto e as datas de entrega de cada atividade. Também pode apresentar perguntas sobre o comportamento de um usuário, por exemplo;
  • Who (quem são as pessoas envolvidas?): apresenta as responsabilidades de cada pessoa no projeto e também pode trazer informações relevantes sobre quem é o público-alvo e qual o perfil de usuário que um produto tem;
  • How (como será feito?): envolve avaliar as metodologias e as ferramentas utilizadas para a execução do projeto e apresenta um passo a passo do que será feito. Também pode trazer informações sobre como os clientes se comportam e utilizam uma solução;
  • How much (quanto vai custar?): envolve avaliar os custos de execução do projeto e a viabilidade financeira da iniciativa. Nesta etapa, você também pode incluir as perspectivas de retorno sobre o investimento feito, concentrando todas as informações financeiras do projeto. 

A partir das respostas a essas perguntas, os times conseguem ter mais clareza sobre os projetos e executar as tarefas envolvidas da melhor forma, de acordo com os objetivos envolvidos. 

Você pode usar uma planilha no Google Sheets para incluir as perguntas e respostas. O importante é criar um documento compartilhável, que possa ser editado pelas pessoas da equipe. Esse arquivo deve ficar disponível para os profissionais de Produto acessarem quando quiserem e para revisarem quando for necessário. 

Uma das grandes vantagens desse modelo, além de trazer um melhor direcionamento para os times, é alinhar todas as pessoas envolvidas em um projeto a respeito do que será feito. 

Outros benefícios desse framework são:

  • Economizar recursos financeiros;
  • Evitar retrabalho;
  • Otimizar a produtividade do time ;
  • Melhorar a experiência dos usuários a partir de um conhecimento mais profundo sobre os problemas que eles enfrentam.

Como surgiu a ferramenta 5W2H

A ferramenta 5H2W foi criada durante a década de 1950, no mesmo período em que surgiu o Sistema Toyota de Produção no Japão, desenvolvido depois que seus criadores, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, analisaram o fordismo estadunidense e perceberam as falhas do modelo de fabricação em massa. 

Com o objetivo de evitar o desperdício de materiais, aumentar a qualidade dos processos, reduzir gastos e corrigir as falhas do fordismo, o Sistema Toyota se baseia em um método de produção de acordo com as encomendas dos consumidores. 

Esse modelo aumentou a produtividade das fábricas, sendo muito adequado para realizar a gestão de qualidade da produção a partir da correção de erros. Foi nesse contexto que surgiu o modelo 5H2W, utilizado pelos colaboradores das fábricas para acelerar a produção.

Aplicações da metodologia 

A metodologia 5W2H pode ser aplicada a diversos cenários, trazendo inúmeros benefícios para as empresas que adotam a ferramenta. 

Para aplicar ao contexto de Produto, você deve se guiar pelas perguntas, respondendo cada uma como em um formulário. Uma dica para esse processo é engajar o time no preenchimento do framework a partir de sessões de brainstorming.  Durante esse processo, cada pessoa traz ideias para preencher o modelo de acordo com o objetivo em questão. A partir disso, a equipe filtra as melhores ideias e prioriza o que for necessário para criar um documento que responda às perguntas do 5W2H.

Nesse processo, é importante que fique claro para todos o porquê de cada etapa. Vale trazer detalhes para cada resposta, mas sem redigir textos muito longos. O ideal é utilizar uma ou duas frases para cada pergunta

A seguir, esclarecemos algumas aplicações da metodologia 5W2H, confira!

Aumentar a produtividade

A ferramenta 5W2H permite que o time tenha maior controle sobre os prazos dos projetos e sobre o que deve ser feito em cada etapa, sem perder tempo procurando dados que já foram explicitados pela metodologia. 

Além disso, o framework traz mais propósito para o trabalho das pessoas, que entendem melhor qual o seu papel no projeto. Tudo isso contribui para aumentar a produtividade dos profissionais.  

Por isso, é fundamental que o documento de 5W2H traga informações claras e precisas sobre o trabalho a ser feito. Esses dados precisam ser acessíveis também e compartilhados entre todas as pessoas envolvidas no projeto. 

A produtividade está muito ligada à organização e à clareza. Uma planilha com todas as respostas para o 5W2H traz esses elementos de forma prática. 

Mas você não precisa se prender à planilha e pode criar modelos personalizados de acordo com a necessidade do time ou com o que for mais conveniente para a empresa. Por exemplo, é possível criar mapas mentais, que permite destrinchar um tópico em vários outros, mostrando a relação entre eles. 

Outra possibilidade é utilizar post-its em um quadro ou em uma parede do escritório. Nesse caso, você pode criar colunas para cada letra do modelo 5W2H e incluir os post-its embaixo da coluna correspondente. 

Criar um plano de ação

Um dos maiores benefícios do 5W2H é a possibilidade de criar um plano de ação para ser executado pelo time. O plano de ação apresenta todas as etapas do projeto, a sequência em que elas devem acontecer, as estimativas de entrega de cada parte e os responsáveis pelas atividades. 

Além disso, esse documento deve trazer os objetivos e as expectativas a serem alcançadas, bem como as métricas que serão utilizadas para medir os resultados das iniciativas. 

Como o framework estabelece os prazos de cada etapa, evita que os profissionais percam as datas de entrega e consigam se organizar melhor para cumprir o que foi estabelecido desde o início. 

Mas não adianta apenas criar um plano de ação. É preciso fazer um acompanhamento do trabalho realizado. Para isso, dividir os projetos em sprints é uma técnica muito eficiente. De acordo com essa estratégia, que faz parte da metodologia ágil do Scrum, o time faz reuniões periódicas para discutir o que foi realizado no projeto. 

Cada Sprint dura 5 dias e a equipe deve fazer um planejamento do que será feito nesse período. Para tomar as decisões sobre as atividades realizadas, o time olha para o plano de ação, que apresenta a sequência de etapas a serem desenvolvidas. 

Desenvolver um produto

Outra aplicação possível do 5W2H é para o desenvolvimento de um produto digital. Esse framework ajuda a planejar os recursos utilizados para a criação, o desenvolvimento e o lançamento de um produto. 

Além disso, essa metodologia recobre todas as etapas e processos envolvidos no desenvolvimento de um app ou sistema, da ideia até o lançamento e pode guiar as ações de Product Managers e Product Marketing Managers

O 5W2H permite fazer um acompanhamento preciso do status de cada etapa e aumenta o controle do orçamento para a divulgação e o lançamento do produto. Esses aspectos fazem parte da rotina de PMs e o framework pode ajudar muito na hora de ter clareza sobre o todo de um projeto.

Por isso, é importante adotar o 5W2H como uma ferramenta de rotina nos times e ensinar as pessoas do time a utilizarem essa ferramenta para resolver os desafios diários que se apresentarem. 

Como utilizar a ferramenta 5W2H em Produto

A metodologia 5H2W pode contribuir muito para o dia a dia dos times de Produto, principalmente se for aliada a outros frameworks focados no desenvolvimento de produtos digitais. Veja os detalhes a seguir. 

Criação de roadmap

O roadmap de produto é uma ferramenta fundamental para guiar o desenvolvimento das soluções, já que esse é um documento que traz os detalhes sobre todas as etapas envolvidas no projeto, como:

  • Todos os recursos que serão utilizados durante o processo de desenvolvimento do produto;
  • Os objetivos da organização e do time;
  • A visão do produto;
  • Uma estimativa de prazos para cada etapa do projeto; 
  • Um panorama das tarefas envolvidas no desenvolvimento do produto;
  • As pessoas responsáveis por cada atividade;
  • Uma expectativa sobre os resultados derivados da estratégia adotada. 

O roadmap é uma ferramenta fundamental para times de Produto. Esse documento facilita o alinhamento com stakeholders, aumenta as chances do time de conquistar suas metas e ajuda muito na priorização de tarefas. Além disso, um dos grandes objetivos dessa ferramenta é entregar valor para o cliente e melhorar a experiência do usuário.

Nesse sentido, o framework 5W2H é muito útil para nortear a criação de um roadmap, já que ele traz informações que irão complementar o roteiro de produto.

Considerando o planejamento, o 5W2H deve ser aplicado logo no início, para guiar as decisões do time sobre cada etapa do projeto. 

Correção de problemas

A metodologia 5W2H é eficiente para descobrir a causa raiz dos problemas e corrigi-los de maneira eficiente, otimizando os processos e os resultados da empresa. Com o modelo 5H2W, é possível identificar onde o problema aconteceu e qual ambiente será utilizado para resolvê-los. 

As perguntas servem como guia para as pessoas aprofundarem seu conhecimento a respeito de diversos aspectos, como processos, comportamento do usuário, iniciativas de marketing, 

Nesse sentido, essa ferramenta pode ser aliada ao Diagrama Ishikawa, utilizado para analisar as relações de causa e efeito dos problemas enfrentados pelos times de Produto.

Outra metodologia eficiente para aliar nesse caso é a dos 5 whys (ou porquês), que consiste, basicamente, em perguntar a razão para um problema, e continuar perguntando “por que?” até encontrar a causa principal. 

Avaliação da viabilidade do projeto 

As respostas às perguntas preconizadas pela metodologia 5W2H ajudam a avaliar a viabilidade do desenvolvimento de um produto, considerando os custos envolvidos no projeto, as pessoas necessárias para a execução, os canais que serão utilizados para a divulgação, entre outros elementos.

O objetivo nesse caso é analisar os recursos que a empresa já tem disponíveis hoje e o que será necessário adquirir ou fazer para iniciar um projeto. Assim, o time consegue avaliar previamente se a iniciativa vale ou não a pena. Com isso, é possível evitar o desperdício de recursos em projetos que não trarão um bom retorno para o negócio.  

A viabilidade não diz respeito apenas ao aspecto financeiro, mas envolve também analisar se há disponibilidade de tempo e de profissionais para a execução das tarefas. De qualquer forma, a análise financeira do projeto também é importante. Nesse sentido, na etapa “quanto” do método 5W2H, é interessante considerar algumas métricas, como o ROI (Retorno sobre o investimento) do projeto. 

Como responder às perguntas do 5W2H na área de Produto?

Não existe uma regra para responder às perguntas do 5W2H. Partindo de cada uma das questões, você pode formular outras perguntas, dependendo do objetivo de uso da ferramenta. Trouxemos alguns exemplos para o time fazer de acordo com cada letra da metodologia: 

O que…

  • O seu produto faz hoje ou o que o produto para ser lançado fará? (Liste todas as funcionalidades e os benefícios de cada uma);
  • Seus clientes precisam em determinado ponto da jornada?

Por que…

  • O produto existe ou deve existir?
  • Seus usuários utilizam o produto?
  • Eles deveriam continuar utilizando o produto em vez de partir para a concorrência?
  • Os usuários não estão engajando no produto?

Onde…

  • O produto será divulgado (quais canais)?
  • O produto será utilizado (quais contextos)?
  • A solução estará disponível?

Quem…

  • São os seus clientes? (esse tipo de pergunta ajuda a definir, por exemplo, a persona e o ICP do negócio, que são modelos que se baseiam nos usuários do seu produto)
  • Será responsável por cada etapa do projeto?

Quando…

  • Seus usuários mais utilizam o produto?
  • A solução será lançada?
  • Cada etapa do projeto deve estar concluída?

Como..

  • Os usuários utilizam o seu produto?
  • Você gostaria que os usuários utilizassem o seu produto?
  • O time pretende construir a nova solução? (quais serão as metodologias e qual será o passo a passo do projeto)
  • Atingir o objetivo do projeto? (aumentar o engajamento dos usuários na solução, por exemplo)

Quanto…

  • Cada usuário custa para a sua empresa? (nesse caso, vale utilizar métricas como CAC (Custo de aquisição de clientes) e LTV (Lifetime Value)
  • Determinada funcionalidade custará para o time?
  • Uma nova contratação vai custar?
  • O lançamento de um novo produto irá custar?
  • Custa fazer uma nova versão de uma solução existente?

Você deve customizar as perguntas de acordo com os objetivos do time e do projeto, não se fixe apenas nas questões que apresentamos aqui.  

Conheça outros frameworks úteis

Se você acha que a metodologia 5W2H pode ser útil para a sua rotina em Produto, saiba que existem outras que também podem descomplicar alguns processos importantes. Você pode conferir mais algumas delas acessando gratuitamente o nosso Guia de Frameworks para Product Managers. Aproveite o material!

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