14 de junho de 2022

OKR: o que é a metodologia e como definir seus objetivos

A metodologia OKR é uma ótima forma de impulsionar resultados, alcançar objetivos e manter as pessoas engajadas em um único foco. Para empresas de produtos digitais, o método OKR é ainda mais relevante, porque permite estruturar uma estratégia eficiente mesmo em um contexto de mudanças constantes e agilidade.

Pensando nisso, aqui neste artigo vamos abordar o que é OKR, como essa metodologia funciona, quais as suas principais características e como você pode aplicá-la dentro do contexto de Produto.

Acompanhe até o final!

O que é OKR

OKR é o acrônimo para Objective and Key Results (Objetivo e Resultados-Chave), um framework estratégico para alinhar metas com os times. Enquanto o objetivo costuma ser o elemento qualitativo do OKR, os resultados-chave são quantitativos e permitem verificar o quão perto o time está do objetivo.

Diversas empresas de produtos digitais utilizam essa estrutura para estabelecerem seu objetivo e medirem seus resultados, trazendo direcionamento para suas equipes. Alguns exemplos são: Google, Spotify, Airbnb, Slack, Disney, RD Station, Netflix, Samsung, Amazon e OLX.

Os OKRs mostram como alcançar objetivos por meio de ações concretas, específicas e mensuráveis.

Zachary Fox, Senior Marketing Director na RD Station – trecho da aula do Curso de Product Marketing.

Consequentemente, isso incentiva equipes a terem mais:

  • Foco;
  • Compromisso com os resultados esperados;
  • Stretching, que é o ato de se esforçar mais para alcançar um objetivo;
  • Alinhamento com a empresa e com stakeholders;
  • Monitoramento.

O objetivo é a meta principal a ser alcançada e, por isso, ele deve ser significativo, concreto e inspiracional (lembrando que o objetivo não é um número). 

Já os resultados correspondem às entregas, são mensuráveis e ajudam a medir a evolução do progresso rumo ao objetivo.

Como surgiu a metodologia OKR

A metodologia OKR foi popularizada pela Google em 1999 e, mais especificamente, por John Doerr, autor do livro Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, uma referência no assunto. Anteriormente, porém, o engenheiro e empresário Andrew Grove já aplicava essa metodologia na Intel, onde Doerr conheceu o framework.

Os OKRs foram decisivos para o crescimento da Google, cujos fundadores, Larry Page e Sergey Brin, aplicavam a metodologia tanto para a empresa, como para seu próprio desenvolvimento pessoal.

Como funciona a metodologia

O OKR tem um funcionamento muito simples. Para aplicar essa metodologia, você tem que responder a basicamente duas perguntas:

  • Aonde queremos chegar? (Que vai ajudar na definição do objetivo);
  • Como vamos mensurar se estamos no caminho certo rumo ao nosso objetivo? (Que vai ajudar na definição dos resultados-chave).

Você também pode usar esta estrutura, que sintetiza as duas perguntas em uma afirmação

  • Nosso time vai [objetivo], medindo por meio de [resultados-chave]. 

Exemplo: Nosso time vai melhorar o nível de satisfação dos usuários, medindo por meio das avaliações realizadas no produto. 

A ideia, portanto, é que o objetivo e os resultados-chave estejam completamente conectados. 

Tipos de OKR

Por mais que a estrutura do OKR siga o modelo que apresentamos no tópico anterior, existem diferentes tipos de OKR. Vamos apresentar alguns a seguir:

  • Aspiracionais (Moonshots): são OKRs muito difíceis de alcançar, mas que vão engajar os times para trabalharem arduamente, mesmo que não atinjam o objetivo estabelecido;
  • Tangíveis (Roofshots): são OKRs mais realistas, que o time consegue alcançar em um determinado período de tempo e, portanto, devem ser completamente atingidos;
  • Estratégicos: são OKRs da organização, normalmente definidos pelas pessoas com cargo de C-level uma vez por ano;
  • Táticos: nas equipes de Produto, os OKRs táticos costumam ser definidos pelos Product Managers e são mais específicos, podendo estar relacionados, por exemplo, a um único produto. 

Além disso, para manter o foco nos objetivos, é importante diferenciar OKRs da empresa, OKRs das equipes e OKRs individuais (de cada profissional do time). É importante dizer que os dois últimos tipos devem derivar dos objetivos e resultados estabelecidos para a organização. 

Características dos OKRs 

Por mais que existam diferentes tipos de OKRs, no geral, eles apresentam características semelhantes, inclusive, para que essa metodologia traga eficiência e foco para os times. Separamos alguns pilares e diferenciais dessa estrutura para você conhecer! 

Top-Down e Bottom-up

Um processo Top-Down em OKR acontece quando os objetivos e resultados-chave são estabelecidos exclusivamente pelos cargos mais altos em uma empresa, que apresentam o direcionamento a ser seguido por todos na organização. Uma empresa que adota essa cultura muito conservadora acaba criando problemas para os próprios colaboradores, não sendo condizente com o contexto que vivenciamos hoje.

Por outro lado, o processo Bottom-up acontece quando são os próprios times que estabelecem os objetivos e resultados-chave para si mesmos. Lembrando que mesmo nesse caso, as equipes precisam vincular as metas aos OKRs da empresa. Nesses casos, as equipes têm mais autonomia para contribuir com a estratégia e os resultados tendem a ser muito mais satisfatórios.

Ou seja, uma vez que os gestores definiram os OKRs do negócio, o ideal é que as equipes estabeleçam seus objetivos específicos, compondo a estratégia do negócio. Com isso, as pessoas têm mais senso de propósito e entendem o impacto de seu trabalho nos resultados da empresa.

Clareza e transparência 

A clareza e a transparência na criação e na comunicação dos OKRs é fundamental para que essa metodologia funcione para a empresa. Os objetivos e resultados-chave da empresa devem ser compartilhados com todas as pessoas.

O mesmo vale para cada time individualmente. Uma vez que os OKRs foram estabelecidos, eles precisam ser acessíveis a todos os envolvidos no cumprimento do objetivo. 

Uma ideia é espalhar os OKRs pelo escritório, para lembrar as pessoas sobre o que deve ser feito. 

Simplicidade 

Assim como a clareza e a transparência são importantes quando falamos em OKR, a simplicidade na comunicação dos objetivos e resultados-chave é fundamental. Sempre utilize palavras acessíveis, que sejam fáceis de entender e tente resumir em pequenas frases quais são os objetivos e resultados.

Agilidade e ciclos curtos 

Os OKRs devem trazer mais agilidade para os processos e devem ser definidos em ciclos curtos, que permitem sua rápida adaptação, caso seja necessário. Para os times de Produto que atuam com base nos métodos ágeis, essa ferramenta atende muito bem.

Não há uma regra em relação à periodicidade dos OKRs, mas eles costumam ser definidos e revisados trimestralmente, acompanhando as nuances de um mercado tão volátio. Já em relação aos objetivos de negócio, é comum que eles sejam revisados anualmente.

Assim, as cadências de OKRs vão depender do nível de dificuldade dos objetivos, do número de pessoas envolvidas no processo e o nível hierárquico do OKR (estabelecido pelos gestores ou pelos times).

OKR: o que é a metodologia e como definir seus objetivos

Diferença entre OKR e KPI

Algumas pessoas podem confundir OKR e KPI, mas essas siglas designam conceitos distintos, embora também tenham semelhanças. Você já sabe que OKR significa Objetivo e Resultados-Chave. Já KPI é o acrônimo para Key Performance Indicator (Indicador-Chave de Performance). Tanto um, quanto outro, ajudam as organizações e os times a mensurarem o seu crescimento

Mas o KPI é uma métrica com maior relevância e, por isso, recebe o nome de indicador. Ele é definido de acordo com as especificidades do negócio e com os objetivos do time. Assim, um KPI para uma empresa pode ser apenas mais uma métrica para outra, por exemplo. Alguns exemplos de KPIs são:

Os KPIs não são objetivos, eles são representados por um número, já os objetivos devem envolver uma ação concreta, como “aumentar a receita mensal em 30%”.

Além disso, o foco dos KPIs é em medir resultados de iniciativas específicas, enquanto o OKR envolve todo o processo de conquista do objetivo determinado, trazendo uma visão mais abrangente para o time. 

O ideal é que as empresas tenham uma estratégia que agregue OKRs e KPIs para melhorar os seus resultados. 

OKRs em Produto 

Os OKRs podem ser utilizados por todos os tipos de empresa, mas essa metodologia é especialmente eficaz para Product Managers, quando pensamos no universo dos produtos digitais. Os OKRs ajudam a manter a estratégia de produto alinhada à estratégia de negócio. Além disso, cada pessoa do time pode definir seus próprios OKRs, criando uma cultura de crescimento em todos os níveis da organização. 

A seguir, trouxemos alguns exemplos de OKRs para a área de Produto para você entender melhor como funciona essa metodologia. 

Exemplos de OKRs

Para criar um OKR, você pode separar uma linha para o objetivo e uma linha para cada resultado-chave (KR), enumerando cada key result, como neste exemplo:

  • Objetivo: aumentar a satisfação dos usuários em relação ao produto.
  • KR1: aumentar em 50% o número de recomendações em 3 meses.
  • KR2: melhorar as avaliações de 4,5 para 4,9 no próximo mês.
  • KR3: melhorar em 45% o NPS nos próximos 3 meses.

A ideia é que cada resultado chave seja quebrado em uma série de ações que irão contribuir para que o time alcance esses resultados, como oferecer recompensas para quem participar da pesquisa de NPS, fazer um processo de Discovery para descobrir qual a funcionalidade que os usuários mais gostam e qual precisa de melhorias, promover essas melhorias e etc.

Já um exemplo de OKR de nível individual para quem quer conquistar um cargo de Product Manager, pode ser:

  • Objetivo: Me tornar Product Manager.
  • KR1: Realizar uma certificação na área de Produto nos próximos 3 meses.
  • KR2: Me preparar para entrevistas para Product Manager com base em alguns conteúdos organizados no Notion.
  • KR3: Avançar dois níveis de inglês nos próximos 4 meses.

Zachary Fox, em sua aula do Curso de Product Marketing, traz exemplos de OKRs quantitativo e qualitativo:

Exemplo quantitativo

  • Objetivo: aumentar a receita do produto em 25% até o final do ano.
  • KR1: aumentar retenção por 25%.
  • KR2: aumento sign-ups para demo até 35/mês.
  • KR3: aumentar ativação por 30%.

Exemplo qualitativo (baseado no exemplo Google)

  • Objetivo: criar um modelo inicial de OKRs para começar o ano.
  • KR1: terminar a apresentação dentro do tempo previsto.
  • KR2: criar os OKRs para o trimestre seguinte.
  • KR3: alcançar aceitação dos fundadores para fazer trial de 3 meses do modelo.

Como definir OKRs

Agora que você já entendeu que pode aplicar os OKRs a diferentes contextos na área de Produto, trouxemos um passo a passo para você definir OKRs ambiciosos. Vem ver! 

1. Defina o objetivo

A empresa e os times podem ter mais de um OKR, mas é importante limitar o número de objetivos maiores, para manter o foco. Além disso, você também precisa determinar um prazo para esse objetivo. Você espera alcançar o resultado no mês, trimestre ou ano?

Para definir o objetivo, reúna todas as pessoas do time e envolva stakeholders quando necessário, para fazer um brainstorming inicial, pensando aonde vocês querem chegar com o produto. Depois, é hora de priorizar o que foi levantado e definir o objetivo do OKR. 

Resuma o seu objetivo em uma única frase, com clareza na linguagem para que todos entendam o que deve ser buscado. 

2. Estabeleça os resultados-chave

Depois de definir o objetivo, é hora de quebrá-lo em resultados-chave que irão ajudar o time a alcançar a meta. 

O ideal é que cada objetivo tenha de 2 a 5 resultados-chave, para não perder o foco do OKR e a priorização de tarefas que levarão à conquista do objetivo. Além disso, há uma hierarquia entre os key-results e cada um deles deve a parecer em uma linha, como mostramos nos exemplos do tópico anterior. O primeiro resultado é mais importante que o segundo, que é mais importante que o terceiro e assim por diante. 

Assim como aconteceu na definição do objetivo, aqui também é importante contar com a união do time para determinar os resultados-chave. Os resultados-chave devem mostrar como a equipe pretende chegar ao objetivo e, por isso, eles devem ser realistas, específicos e mensuráveis. 

É fundamental que o time faça um acompanhamento de perto dos key-results para verificar o progresso de suas estratégias e se elas estão no caminho certo para alcançar o objetivo. Por isso, o time deve decidir como mensurar os resultados para fazer essa avaliação. 

3. Decida como os resultados serão medidos

Agora que você já tem o objetivo e os resultados-chave, precisa decidir como irá medi-los para avaliar o progresso das suas iniciativas. 

Lembra que falamos sobre KPIs lá em cima? Então, agora chegou o momento de utilizá-los! Associe pelo menos um KPI a cada key-result para medir seus resultados. Os indicadores devem estar conectados ao seu objetivo. Assim, se o time determinou que o objetivo é manter o engajamento dos usuários no produto, KPIs como duração da sessão e a ativação podem ser considerados. 

4. Delegue responsabilidades

Qual o papel de cada pessoa do time de Produto na conquista dos OKRs? Os times e stakeholders devem estar envolvidos desde o início do processo. Mas, com um planejamento do que será feito para alcançar os resultados e o objetivo, é necessário delegar as responsabilidades para as pessoas de acordo com suas funções no projeto.

Tão importante quanto delegar responsabilidades, é estimular e engajar o time na conquista dos objetivos. Por isso, as reuniões de alinhamento semanal para acompanhamento dos resultados-chave são importantes. Elas trazem mais direcionamento para as pessoas, que entendem qual o seu papel na conquista do objetivo e podem ficar estimuladas a fazer melhor.

5. Revise os resultados

Uma vez que você definiu o prazo para a conquista do objetivo, é importante revisar os resultados no período considerado. Qual foi o progresso do time nesse tempo? 

Isso oferece uma margem para entender se o objetivo era realista e se o time, de fato, conseguiu alcançar um bom nível de produtividade. A partir desse aprendizado, você consegue refinar o processo de criação de OKRs na empresa. 

Livros sobre o método OKR

Está gostando de saber mais sobre OKRs? Então, confira alguns livros que podem complementar o seu estudo sobre o assunto!

Measure What Matters

O livro Measure What Matters (Avalie o que importa) é um clássico de John Doerr sobre OKRs. O autor mostra como essa metodologia foi fundamental para o crescimento de empresas e fundações como a Google e a The Gates Foundation. Se você nunca leu nenhum livro sobre OKR, pode começar por este aqui, que traz uma visão mais abrangente sobre o tema. 

Gestão de Alta Performance

Escrito pelo ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, e com quem John Donner conheceu o modelo de OKR, o livro traz dicas práticas para as empresas (e as pessoas) implementarem a metodologia baseada em objetivo e resultados-chave. Este é um ótimo guia para nortear as tomadas de decisão da equipe em relação à definição dos resultados e também dos KPIs utilizados no processo.

Jornada OKR na Prática

O livro é uma ótima pedida para quem quer se aprofundar na ferramenta OKR, a partir da visão colaborativa de diversos líderes nacionais e internacionais sobre o assunto. A obra traz cases, dicas e definição de conceitos fundamentais para a aplicação da metodologia nas empresas.  

O que você achou do post de hoje? Quer começar a implementar o OKR na sua empresa? A PM3 elaborou um template de OKR com tudo que você precisa para definir e alinhar os objetivos com seu time. Acesse agora e comece a colocar a mão na massa!

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