27 de junho de 2022

Matriz RICE: como aplicar o framework de priorização de backlog

A Matriz RICE é um framework muito útil no processo de priorização de tarefas pelos times de Produto, um dos principais desafios da área. Afinal, priorizar o que será feito é determinante para a construção do roadmap e o planejamento da estratégia de produto

Neste post você vai entender melhor o que é a Matriz RICE, quais são os fatores de priorização do modelo, qual a importância dessa estrutura para diferentes funções no time de Produto, os benefícios que ela traz para a empresa e como como utilizá-la no processo de priorização do backlog do produto. Boa leitura!

O que é Matriz RICE

A Matriz RICE (também conhecida como matriz de priorização ou matriz de esforço e impacto) é um framework de gestão estratégica amplamente adotada por empresas de SaaS para priorizar atividades. A sigla RICE diz respeito aos componentes da matriz:

  • Reach (Alcance);
  • Impact (Impacto);
  • Confidence (Confiança);
  • Effort (Esforço).

A estrutura funciona a partir de um modelo de pontuação que correlaciona todos os elementos da matriz. A ideia é que você atribua uma pontuação para cada elemento, considerando cada uma das atividades. Então, faça um cálculo simples para descobrir a pontuação total da tarefa:

(Alcance X Impacto X Confiança)/Esforço = Pontuação RICE da tarefa

Depois de ter feito esse cálculo para cada uma das atividades, você identifica quais tiveram a maior e a menor pontuação, podendo priorizá-as de acordo com esse resultado

O framework foi criado pela Intercom para refinar a estratégia de produto e melhorar o processo de tomada de decisão. 

A seguir, vamos ver em detalhes cada um dos aspectos da matriz para que você entenda como pode utilizá-la para aprimorar a sua rotina em Produto!

Fatores de priorização RICE

Para atribuir uma pontuação às atividades envolvidas em um projeto para priorizá-las, o modelo RICE propõe que as decisões sejam baseadas nos 4 critérios que apresentamos no tópico anterior. Entenda melhor a seguir:

Reach (Alcance)

O critério “Reach” leva em consideração uma estimativa de alcance para a tarefa, dentro de um tempo pré-definido. O número utilizado no cálculo final da pontuação da atividade corresponde ao número de pessoas que essa iniciativa deve alcançar de acordo com a estimativa do time (por exemplo, 100 pessoas).

Impact (Impacto)

O critério “Impact” corresponde ao nível de impacto que a tarefa considerava deve ter para a empresa e para os usuários. Nesse caso, a pontuação considera 5 níveis distintos:

  • 0,25 (impacto muito pequeno);
  • 0,5 (baixo impacto);
  • 1 (impacto médio);
  • 2 (alto impacto);
  • 3 (maior impacto).

Assim, o time tem que avaliar qual será o provável impacto da iniciativa de acordo com essa escala, já que o número será utilizado no cálculo final da matriz. 

Confidence (Confiança)

O fator “Confidence” também utiliza uma escala de valor, mas, dessa vez, para determinar o nível de confiança da iniciativa, considerando a quantidade de dados que a sua empresa tem para tomar uma decisão. Nesse caso, é necessário dividir os níveis e atribuir uma porcentagem a cada um deles, como por exemplo:

  • 100%-81% (alta confiança);
  • 80%-51% (média confiança);
  • 50%-0% (baixa confiança).

Effort (Esforço)

O critério “Effort” avalia os custos e os esforços envolvidos na execução de determinada tarefa ou iniciativa. Nesse caso, é preciso considerar: o tempo do projeto, os recursos financeiros e as pessoas envolvidas. 

Para atividades de curto prazo e que envolvem pouco esforço, a ideia é atribuir um número menor, como 0,5. Para aquelas que exigem um alto nível de esforço, o número pode chegar a 5, com base no modelo criado pela Intercom. Outra opção é considerar o número de meses do projeto (por exemplo, se ele irá durar 4 meses, no cálculo, você considera esse valor).

Importância da matriz de priorização em Produto 

A matriz RICE é uma ferramenta importante para os times de Produto, porque traz objetividade para o processo de priorização das tarefas que devem ser feitas ou dos recursos a serem desenvolvidos.

Pensando nas funções específicas dos profissionais da equipe de Produto, a matriz pode ser importante por diferentes motivos, como mostramos a seguir:

  • Product Owners: os POs podem utilizar a matriz RICE para priorizar e gerenciar o product backlog (um conjunto de tarefas que estão no radar do time de Produto e que são necessárias para concluir um projeto ou alcançar um objetivo;
  • Product Managers: a matriz pode ser usada por PMs para avaliar quais funcionalidades devem ser priorizadas pelo time ou quais devem ser os próximos lançamentos, pensando nas urgências dos usuários e na viabilidade do projeto;
  • Product Designers: esses profissionais podem utilizar a estrutura de priorização para definir quais elementos do produto merecem atenção imediata, se é ou não o momento de fazer determinada mudança no produto (como incluir ou excluir um botão e mudar a localização de algum elemento);
  • Product Marketing Managers: já para PMMs, a matriz é eficiente para apoiar decisões sobre o posicionamento do produto, para definir estratégias de lançamento e avaliar os impactos que determinada iniciativa pode ter no mercado.

Agora, vamos ver quais são os principais benefícios que o framework traz para o time de Produto e para o negócio.

Benefícios do framework RICE

Separamos 4 vantagens que você pode ter ao adotar a matriz RICE como um framework estratégico na área de Produto. Confira!

Definição do roadmap de produto

O roadmap de produto corresponde a um guia ou um roteiro de desenvolvimento de um produto, trazendo mais direcionamento para o time. Esse documento apresenta os objetivos da solução, o prazo do projeto e as atividades que devem ser executadas

Por isso, a Matriz RICE pode ajudar na definição do roadmap, já que a estrutura permite estabelecer quais são as prioridades do time, o que deve ser incorporado ao roteiro e à gestão de produto. 

Alinhamento do time

Uma das vantagens da matriz de priorização é o alinhamento do time. Afinal, ela apresenta as prioridades da área de Produto para todas as pessoas. Para isso, a ideia é criar a matriz em um documento compartilhável para que toda a equipe tenha acesso às informações. 

Além disso, o próprio processo de construção da matriz pode envolver diferentes pessoas do time, que devem se reunir para avaliar as atividades e definir as prioridades. Esse modelo também aumenta o nível de consciência dos profissionais de Produto sobre o roadmap e sobre o que a empresa está construindo. 

Decisões baseadas em dados

Outro benefício da Matriz RICE é incentivar um embasamento em dados para guiar as decisões do time sobre o que deve ser priorizado. As escalas numéricas e os resultados dos cálculos aumentam a objetividade do processo. 

Assim, o time não corre o risco de priorizar determinada tarefa com base apenas na intuição. O framework aumenta a clareza a respeito de cada iniciativa, já que a equipe busca fazer uma avaliação o mais objetiva possível. 

Além disso, a matriz nivela os critérios de decisão. Utilizando a mesma escala numérica para tarefas diferentes, você avalia cada iniciativa de maneira igual.

Priorizacão de backlog

Um dos grandes benefícios do framework RICE é a otimização do processo de priorização do backlog de produto. Equipes que desenvolvem produtos digitais tem que administrar diferentes necessidades e gerenciar stakeholders.

Além disso, a matriz RICE ajuda na conquista do buy-in dos stakeholders, uma vez que ela é uma forma objetiva de avaliar as atividades e definir uma hierarquia a respeito do que deve ser feito. A partir disso, você pode montar uma apresentação com os resultados do cálculo do RICE Score.

O framework ajuda a entender o que é mais importante para a empresa em determinado momento. E a priorização eficiente evita o desperdício de recursos e a redução da eficiência dos processos, além de aumentar a agilidade da equipe. 

Como utilizar a Matriz RICE no backlog de produto

Agora é o momento de colocar a mão na massa. Veja a seguir como você pode utilizar o modelo RICE para fazer uma gestão eficiente de backlog:

1. Liste as atividades

O primeiro passo para priorizar o backlog é saber o que deve passar por uma análise de priorização

Ferramentas de gestão de equipes como o Asana podem ajudar nesse processo. A partir de uma estrutura de Kanban, o time tem uma coluna de backlog na qual é possível inserir todas as tarefas do roadmap

Pode ser também que você não tenha uma lista de tarefa, mas precise decidir entre priorizar uma de duas funcionalidades, por exemplo.

2. Considere o objetivo

Um passo importante para priorizar as iniciativas é considerar o objetivo do projeto, por exemplo, aumentar o tempo dos usuários na plataforma. Ele será fundamental para que o time de produto consiga tomar decisões melhores. 

O objetivo também é um critério de avaliação. Na hora de utilizar a matriz e atribuir pontuações às atividades, é importante que as pessoas envolvidas no processo tenham o objetivo em mente. 

3. Avalie as opções

Sabendo do seu objetivo, quais são as opções que você precisa priorizar? Supondo que a sua equipe queira melhorar o nível de engajamento dos usuários no aplicativo. E o time chegou a 3 alternativas para isso, mas não consegue decidir o que priorizar. É aqui que entra a Matriz RICE. Nesse caso, você pode utilizar um modelo em tabela para avaliar as iniciativas

No eixo horizontal, divida as colunas de acordo com cada critério da matriz (Reach, Impact, Confidence, Effort). No eixo vertical, você deve incluir as opções que quer avaliar. Depois, é hora de atribuir uma pontuação para cada iniciativa e cada critério.   

4. Faça os cálculos

Uma vez que todas as iniciativas e categorias já receberam uma pontuação, é hora de fazer o cálculo para descobrir quais devem ser as prioridades do time. Faça um cálculo para cada uma das iniciativas. Se você está trabalhando com três alternativas, ao final desta etapa, precisa ter três resultados numéricos que correspondem ao RICE Score da atividade correspondente. 

Distribua esses números pela planilha para facilitar a visualização e a criação de um ranking com os resultados, que é o próximo passo. 

5. Crie um ranking

Uma vez que você tem todos os resultados da matriz, é hora de avaliar quais são as prioridades. Aquelas com maior pontuação correspondem às atividades que devem ser concluídas primeiro. A ideia não é abandonar as atividades que tiveram menor pontuação, mas hierarquizar a lista daquilo que deve ser feito (o seu backlog). 

Para isso, crie um ranking de prioridade, partindo da tarefa com maior pontuação até àquela com a menor pontuação. Também é importante comunicar os resultados ao time, para manter todos alinhados em relação ao que precisa ser feito. 

Assim que uma iniciativa for finalizada, o time pode partir para a próxima e assim por diante, até o início de um novo processo de priorização. Com isso, o fluxo de trabalho ganha em agilidade e a tendência é que isso se reflita na produtividade do time, que tende a aumentar. 

Além disso, você não precisa se fixar em um único modelo, a matriz pode ser adaptada e os valores considerados em cada critério podem mudar. A ideia é que, com o tempo e a prática de uso desse framework, você refine o processo e construa uma estrutura de pontuação que faça sentido para o negócio. 

A primeira vez que você fizer a matriz, pode achar difícil definir e quantificar alguns critérios, porque nem sempre eles são quantificáveis, como o impacto, que é uma estimativa. Mas não se preocupe, porque a tendência é que o time perceba o que funciona e o que não funciona no uso dessa estrutura. E, com isso, é possível se chegar a um modelo melhor. 

Como vimos, a Matriz RICE é uma das ferramentas essenciais para a gestão de produto. Que tal conhecer outras, igualmente úteis? A PM3 selecionou as melhores dicas e reuniu todo esse conteúdo no Guia de Frameworks para Product Managers. Baixe gratuitamente o material no banner a seguir e comece a aplicar as melhores práticas à sua rotina agora mesmo!

Matriz RICE: como aplicar o framework de priorização de backlog

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