7 de junho de 2022

Kanban: o que é, como funciona o método e aplicação em Produto

Você já utilizou o Kanban? Essa é uma ferramenta bastante simples de colocar em prática, mas muito útil para os times de Produto, porque traz visibilidade e clareza para os projetos em desenvolvimento. A partir de um modelo que utiliza cartões, o Kanban pode ser aplicado em todos os tipos de projeto e ajuda as equipes a entenderem o que precisa ser feito, trazendo um direcionamento melhor para todos. Neste artigo, você vai saber:

  • O que é Kanban
  • Como surgiu o método
  • Quais são os tipos de Kanban
  • Quais são os principais benefícios da metodologia
  • O que é o Scrumban
  • Como funciona o Kanban em Produto
  • Principais ferramentas de Kanban

Se você quer saber como essa ferramenta ajuda a aumentar a agilidade das entregas, melhorar a produtividade nos projetos e ter uma comunicação mais eficiente com outros times, este conteúdo é para você!

O que é Kanban

O Kanban é uma ferramenta de gestão estratégica que utiliza abordagem incremental, utilizada pelos times de Produto para otimizar a produtividade e os fluxos de trabalho. 

A estrutura visual do Kanban é chamada de Kanban board (quadro Kanban) e utiliza cartões coloridos (post-its) e colunas que permite visualizar todo o work in progress (trabalho em andamento). 

O Kanban board pode ser elaborado em uma parede no escritório da empresa, por exemplo. Mas o time também pode contar com a ajuda de ferramentas digitais e softwares que já vem com essa estrutura implementada.

O modelo de Kanban mais utilizado pelas empresas de produto é dividido em três colunas: 

  • A fazer: que indica as próximas tarefas que devem ser feitas no fluxo de trabalho.
  • Fazendo: que indica o que o time está fazendo neste momento.
  • Feito: que inclui as tarefas já finalizadas pela equipe.

Esse modelo pode ser personalizado e conter outros elementos, mas a ideia é que cada post-it traga uma tarefa e que os cartões sejam mudados de uma coluna para outra, conforme o andamento do trabalho. 

Como surgiu o método Kanban

Kaban é uma palavra japonesa para cartão, por isso o modelo recebeu esse nome. Essa ferramenta foi desenvolvida na década de 1940, pelo criador do Sistema Toyota de Produção, Taiichi Ohno, mas só foi aplicada pela primeira vez em 1953. 

A ideia era tornar o processo de montagem mais ágil e evitar o desperdício e a falta de peças no estoque. O cartão (kanban) funcionava como um indicador de que a produção estava finalizada e que um novo ciclo poderia começar. 

Naquela época, o modelo era focado na cadeia de produção da empresa automotiva, mas, com o tempo, foi desenvolvido e incorporado por organizações de todos os segmentos.

O Kanban como conhecemos hoje foi elaborado em 2004, por David J. Anderson, que, para criar a ferramenta, teve como influências o próprio Taiichi Ohno e Peter Drucker (considerado pai da Administração). O trabalho de Anderson gerou um livro sobre o assunto, Kanban: mudança evolucionária, de sucesso para o seu negócio de tecnologia, que se tornou uma referência para quem quer aplicar essa ferramenta na empresa. 

Tipos de Kanban

três tipos principais de Kanban: de produção, de movimentação e digital. Vem conhecer um pouco mais sobre cada um deles a seguir! 

Kanban de produção

O Kanban de produção segue o modelo de três colunas que apresentamos no início do artigo:

Kanban: o que é, como funciona o método e aplicação em Produto

Para tornar o processo ainda mais eficiente, o recomendado é que você inclua mais informações nos cartões para além das atividades, como prazos, responsáveis e detalhes sobre o que deve ser feito. 

Além disso, o time pode atribuir cores diferentes para cada cartão de acordo com a área envolvida no processo.

Quando uma tarefa vai para a coluna posterior, ela abre espaço para outra atividade e assim por diante, acompanhando o fluxo de trabalho

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação corresponde ao modelo aplicado à indústria, como no caso da Toyota. A ideia aqui é equilibrar as entradas e saídas do estoque e indicar o início da próxima etapa da cadeia produtiva. Conforme os produtos finalizados vão sendo consumidos, novos são produzidos de acordo com a demanda. 

Os cartões indicam a necessidade de produção e devem ser movimentados de acordo com o volume de peças do estoque, como na imagem: 

Kanban: o que é, como funciona o método e aplicação em Produto

E-Kanban

O E-Kanban, ou Kanban Digital é o modelo online dessa ferramenta. Alguns softwares de gestão disponibilizam essa estrutura para os times utilizarem, automatizando tarefas e tornando o processo de trabalho ainda mais ágil. Uma vantagem desse modelo é a possibilidade de gerenciar um grande volume de atividades e notificar o time sobre as tarefas. 

Principais benefícios da metodologia Kanban

O Kanban é uma ferramenta que traz mais eficiência para a rotina de trabalho das equipes de diversos segmentos, inclusive para os times de Produto. A seguir, confira os principais benefícios de utilizar o Kanban no seu dia a dia.

Alinhamento de tarefas

O Kanban permite alinhar as tarefas com todo o time de Produto, melhora a comunicação com a equipe. Como o quadro deve ficar acessível a todos (seja no ambiente físico ou digital), as pessoas têm mais clareza sobre o fluxo de trabalho. Consequentemente, todos ficam na mesma página em relação ao andamento do projeto. 

Gestão de backlog

O Kanban ajuda na gestão de backlog, uma vez que é uma forma simples e prática de organizar todas as tarefas do time de Produto. Com isso, a pessoa Product Owner pode se apoiar nesse quadro para priorizar tarefas de acordo com o momento atual do projeto. 

Aumento da produtividade do time

O Kanban surgiu do objetivo de otimizar o trabalho das pessoas e, portanto, é uma excelente ferramenta para aumentar a produtividade do time. 

A ideia é que o quadro traga foco e objetividade para cada pessoa do time, que sabe exatamente qual a sua função. Essa dinâmica permite um processo de melhoria constante na empresa.

Agilidade dos processos

Com a clareza e a organização trazidas pelo quadro Kanban, o processo de desenvolvimento do produto ganha em agilidade. Essa ferramenta evita confusões sobre o que os times devem fazer.

O Kanban pode trazer a data de entrega de cada atividade, organizando ainda mais o fluxo de trabalho e aumentando a agilidade no desenvolvimento dos projetos. 

Eficiência das entregas

Com o quadro Kanban, cada um da equipe tem uma visão ampla das tarefas e sabe até quando precisa entregar a sua parte no projeto. 

Essa autonomia trazida pelo método pode aumentar a eficiência das entregas, uma vez que cada pessoa sabe que seu trabalho impacta nos próximos passos do projeto.

Simplicidade de aplicação

O método do Kanban é muito simples e toda empresa pode fazer uso dele. Por mais que as ferramentas digitais auxiliem no processo, elas não são indispensáveis na organização de todos os projetos. 

Assim, com um quadro, canetas e alguns post-its, os times já podem aplicar o Kanban para gerenciar projetos. 

Redução de custos

Além disso, o Kanban utiliza a metodologia lean, que tem como objetivo evitar o desperdício de recursos (como tempo, dinheiro e mão de obra), dividindo os projetos em tarefas menores. Por isso, esse método também é conhecido como Lean Kanban. 

A ferramenta ajuda a reduzir o retrabalho e os erros que geram custos para a empresa. Isso porque, com o Kanban, você pode dividir o projeto em várias partes e as tarefas são entregues mais rapidamente.

Scrumban: relação entre Scrum e Kanban

O Scrumban é uma junção entre o Scrum e o Kanban para tornar o processo de trabalho ainda mais rápido e colaborativo, além de otimizar a produtividade do time. Enquanto o Kanban é uma ferramenta, o Scrum é uma metodologia ágil para a gestão de projetos.

O Scrumban agrega esses dois elementos, unindo o acompanhamento do fluxo de trabalho pelo quadro Kanban, com as cerimônias do Scrum. Estamos falando da Daily Meeting (uma reunião diária para alinhar as tarefas de cada pessoa do time), a Sprint Planning (para planejar o trabalho que será realizado durante a Sprint, com duração aproximada de 4 semanas), a Sprint Review (feita no final da Sprint para rever as tarefas realizadas) e da retrospectiva (que fecha a Sprint).

Originalmente, o Kanban não conta com cerimônias e nem define papéis ou responsáveis. Já o Scrumban, ao ter o Scrum como base da metodologia, agrega esses elementos ao processo.   

Assim, quando combinados, o Kanban e o Scrum otimizam o fluxo de trabalho, permitem o alinhamento da equipe em relação ao que deve ser feito e ajudam no controle das tarefas necessárias para a execução do projeto. 

Como funciona o Kanban em Produto

Se o Kanban nasceu no segmento da indústria, hoje, ocupa um papel importante nas empresas de produtos digitais. Isso porque essa ferramenta de gestão facilita o trabalho do time de Produto, trazendo visibilidade e agilidade para os projetos. 

Além disso, como se trata de uma ferramenta muito simples, os times podem utilizá-la para gerenciar seus projetos internos e também para organizar projetos maiores, que envolvam outras áreas da empresa. O método permite uma comunicação alinhada entre os membros do time de Produto e os stakeholders, uma vez que há um grande controle sobre o andamento dos projetos. 

Pensando no dia a dia do time de Produto, o Kanban é uma ferramenta muito útil para quem é Product Owner (PO) ou Product Manager, principalmente no processo de gestão de backlog e de roadmap de produto, assim como na priorização de tarefas e na definição dos responsáveis por cada atividade. O Kanban ajuda a dividir os projetos em etapas menores de trabalho, facilitando o acompanhamento das tarefas pela pessoa PO. 

Além disso, equipes de Produto que trabalham presencialmente podem aproveitar o espaço do escritório para deixar o quadro Kanban visível para toda a empresa. Assim, esse board não fica esquecido de lado, mas se torna parte da rotina das pessoas, fazendo com que o fluxo de trabalho siga a sequência apresentada pelo Kanban. 

Upstream Kanban e Downstream Kanban

Os times de Produto também utilizam o Kanban para o processo de Discovery,  que envolve entender os problemas dos usuários e priorizar o que deve ser resolvido primeiro. 

Para essa finalidade, a ferramenta é chamada de Upstream Kanban ou Discovery Kanban, que ajuda a ter clareza sobre o que precisa ser realizado antes mesmo do produto começar a ser desenvolvido pelo time, para validar ideias e hipóteses e criar protótipos. 

O objetivo é aumentar a visibilidade do time sobre as pesquisas que devem ser feitas com os usuários e o processo de identificar gargalos e pontos de melhoria na jornada do usuário ou no próprio produto. 

O trabalho realizado com o Upstream Kanban gera uma série de itens para compor o backlog de tarefas que alimenta as próximas etapas do desenvolvimento do produto. 

Nesse sentido, outro conceito importante é o de Downstream Kanban (ou Delivery Kanban), que cobre as etapas seguintes do projeto até a finalização do produto, como desenvolvimento e testes. 

Juntos, o Upstream e o Downstream Kanban envolvem todo o processo de criação de um produto e apoiam o time para melhorar a eficiência das entregas.

Principais ferramentas de Kanban

Por mais que o Kanban tenha ficado popular por sua aplicação em espaços físicos, há várias ferramentas online que funcionam no modelo E-Kanban. Elas otimizam ainda mais o processo, porque trazem automações específicas, para notificar os membros do time em relação ao prazo de tarefas, por exemplo. Separamos algumas dessas ferramentas para você conhecer. 

Asana

A Asana é uma plataforma de gestão de equipes que permite criar fluxos de trabalho de acordo com o modelo Kanban e personalizá-lo de acordo com as colunas que fazem sentido para o seu time. 

Ao criar cada tarefa, você pode incluir o prazo e marcar os responsáveis, notificando todos de acordo com o andamento da atividade. Além disso, há espaço em cada uma delas para descrever a atividade em questão, incluindo links de apoio e outras informações. 

A Asana serve tanto para projetos menores quanto para trabalhos que demandam mais de uma equipe e duram um período maior. Ela também é uma ferramenta útil para fazer a gestão de backlog, uma vez que permite incluir várias tarefas para serem feitas no futuro. Assim, você consegue ter uma visão ampla sobre tudo que precisa ser feito no projeto.

Trello 

O Trello é uma ferramenta semelhante ao Asana e permite dividir os projetos em colunas que facilitam o fluxo de trabalho. Com ela, você também pode marcar os responsáveis por cada tarefa e estabelecer o prazo de cada uma, criando fluxos colaborativos e acessíveis por todos do time.

O Trello permite dividir cada grande tarefa em atividades menores e as pessoas podem marcá-las como finalizadas, o que traz uma ideia melhor sobre o que já foi feito e o que ainda deve ser feito pelo time. 

Miro 

O Miro é um sistema visual para gerenciar projetos, com base em um quadro digital que você pode preencher com cartões que simulam post-its. Essa ferramenta oferece um alto nível de personalização, para criar não apenas o quadro Kanban, mas outras estruturas bastante utilizadas pelos times de Produto, como diagramas de produto e mapas para apoiar o processo de Discovery.

Também é possível indicar o prazo das atividades e marcar as pessoas responsáveis por cada tarefa. Todas as pessoas podem ter acesso aos quadros criados no Miro, tornando o processo de trabalho mais colaborativo, não importa onde os profissionais estejam. 

Além disso, a ferramenta possibilita a integração com outros softwares utilizados pelos times, como o Slack e o Microsoft Teams.

Jira

O Jira é bem útil para equipes de software que desenvolvem os produtos. Como as demais ferramentas, esta traz várias funcionalidades para agilizar o processo e alinhar o time, permitindo delegar responsabilidades e automatizar tarefas. 

Com o Jira, é possível acompanhar o status do fluxo de trabalho e emitir relatórios personalizados sobre os projetos realizados, o que contribui para criar um processo de melhoria contínua na empresa. 

Kanbanize 

O Kanbanize é uma ferramenta especializada em Kanban e que acompanha o crescimento do negócio, permitindo escalar o modelo de quadro de gestão conforme o aumento das equipes. 

Suas funcionalidades ajudam a otimizar os fluxos de entrega e permitem associar métricas às atividades realizadas, para um maior controle do processo de trabalho.

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