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24 de agosto de 2021

Workflow: 11 passos da pessoa Business Analyst em Produto

Você já se perguntou qual é a sua função e quais são suas principais atribuições como Analista de Negócios ou Gerente de Produto na sua empresa quando está iniciando nessa área? Você já se sentiu confuso por ter tantas atividades que não conseguia definir quais eram suas verdadeiras responsabilidades? E enquanto isso, sua equipe pensa que sua função é apenas escrever histórias de usuários e realizar reuniões com clientes?

Se apenas com essas perguntas você respondeu sim, eu gostaria de dizer que também já me senti assim. E é sobre isso que eu gostaria de compartilhar neste artigo.

Por onde começar

Quando iniciei minha jornada como pessoa analista de negócios e comecei meu primeiro projeto, me vi em uma mistura de frustração e ansiedade, pois o papel em si estava propondo tantas capabilities a serem exploradas e estudadas, e eu só conseguia pensar: Mas por onde eu começo? O que faz sentido agora? Como me desenvolvo nesse papel e ao mesmo tempo coloco a mão na massa no projeto?

E essas e outras perguntas como as que fiz no início deste artigo começaram a me consumir aos poucos, até que o inconformismo gerou o desejo de fazer algo para me tirar dessa situação.

Não foi algo tão simples e fácil, depois de muitas leituras, alguns cursos e muita reflexão, percebi que o primeiro passo fundamental nesse processo é se conhecer. Você precisa conhecer suas características e sua personalidade pessoal. 

Estabelecer meu próprio C.H.A (Conhecimento, Habilidades e Atitudes) foi um passo fundamental para entender meus pontos fortes e fracos, e onde estava a lacuna para que eu concentrasse intencionalmente meu foco do trabalho como também meus estudos no que fazia sentido no contexto daquele momento. 

É muito fácil nesse momento de empolgação com a área se deixar levar pela síndrome do impostor, pois você vê uma infinita quantidade de conteúdos e livros para ler e estudar e começa acreditar que nem deveria mais começar pois tem coisas demais, ou acha que não é bom o bastante para isso, e ao invés de alimentar motivação, você começa alimentar ansiedade.

Por isso, se conhecer e saber onde você está agora, vai ajudar de forma mais fácil identificar qual caminho você pode e/ou deve seguir.

Após a reflexão pessoal, comecei a pensar nos próximos passos. A realidade na prática é sempre desafiadora de forma que os livros não contam, então vai ser muito difícil você pesquisar no Google o que você deve fazer no seu dia a dia e encontrar essa resposta, pois cada projeto tem um contexto diferente, um cliente diferente, um desafio diferente e nossa equipe muitas vezes continua a nos ver do mesmo jeito, aquele que escreve histórias.

Mas sabemos que não é só isso, pensar sobre o trabalho da pessoa Analista de Negócios e o que ela faz no dia a dia foi muito importante. E uma de nossas atividades mais recorrentes é mapear o processo de negócios, seja dos produtos, seja para entender a jornada de nossas clientes, encontrar os pontos de dor, gargalos, possíveis melhorias, ou qualquer problema que fomos solicitados a ajudar a resolver. 

Então por que não projetar nosso próprio processo de trabalho?

E foi aí que ficou muito evidente a importância de tangibilizar, então adaptei e aprimorei um fluxo em etapas que me ajudou a ter uma melhor visibilidade de todos os passos por onde o nosso papel percorre, desde a descoberta do problema que vamos apoiar a nossa cliente até a entrega dessa solução. 

Em cada etapa desse processo encaixamos técnicas, ferramentas, métodos, tudo aquilo que fizer sentido dado o contexto em que a gente estiver trabalhando, e o ponto aqui é saber quais usamos em determinados momentos.

E só ressaltando que você não precisa trabalhar sozinho em todas essas etapas, as pessoas da sua equipe podem e devem apoiá-lo sempre que necessário.

Também não é um processo que você segue de forma encadeada (modelo cascata), esse não é o propósito dele, mas sim um guia, onde você pode identificar que está começando na etapa 5 por exemplo, ou que algumas das etapas também não faz sentido no seu contexto. 

O objetivo é trazer clareza ao trabalho do conhecimento, provocar insights, dar suporte nos momentos de caos que nos encontramos no projeto e não sabemos o que fazer a seguir, saber qual ferramenta utilizar em cada contexto e principalmente apoiar em nossas jornadas como profissionais, porque quando podemos entender melhor todo o nosso trabalho de forma tangível, a equipe e as pessoas ao nosso redor podem ver da mesma forma.

Vou detalhar a seguir as etapas desse fluxo ou processo de trabalho, como preferirem chamar:

1 – Problema

Qual dor eu preciso resolver?

Para descobrir e entender o problema temos algumas ferramentas:

  • Discovery
  • Customer Research
  • Market Research
  • Focus Groups
  • Matriz CSD
  • Business Value Chain
  • Lean Inception
  • Design Thinking
  • Customer Statistics
  • Benchmark Analysis
  • Canvas da proposta de valor
  • Design Sprint
  • Domain Research
  • 3 Dimensional framework: Attitudinal vs behavioral, Qualitative vs Quantitative

2 – Visão de Negócio

Nesse momento é importante procurar saber mais sobre…

  • Momento do Negócio
  • Modelo de Negócio e monetização
  • Missão, Visão e Valores
  • Cultura e Hierarquia
  • Como a empresa mensura os resultados
  • Análise de Mercado e tendências
  • Principais barreiras e desafios

Ferramentas que podem ajudar a montar uma estratégia:

  • Gamba walk – A3
  • OKRs
  • Plano de Ação – 5W3H1S
  • Blueprint / Design System
  • Identificação de maturidade aplicando o Radar da Inovação

3 – Usuário / Cliente

Quem é meu usuário / cliente?

Ferramentas que podem ser ajudar:

  • Personas
  • Mapa de empatia
  • Canvas da proposta de valor

Como podemos saber mais sobre o produto e a interação desses usuários.

Fazer dinâmicas como o “É, Não é, Faz, Não faz” sobre o produto, podem ajudar a mapear e consolidar o conhecimento sobre:

  • Soluções e oportunidades
  • Diferencial
  • Reclamações

Outros pontos que podem ser mapeados:

  • Quem é seu concorrente
  • Quem eles usavam antes de nos contratar
  • Canais de aquisição

4 – Jornada do Usuário dentro do Negócio

Como posso entender melhor a jornada do meu usuário dentro do negócio?

  • Blueprint – Quais áreas / setores impacta a jornada do produto
  • User Journey Map

5 – Equipe: Quem vai ser os pontos de contato do usuário

Etapa em que criamos o Stakeholder Mapping com as pessoas que devem ser envolvidas.

Ferramentas:

  • RACI – Papéis e Responsabilidades
  • Matriz de Stakeholders

Quem:

  • Pontos focais e liderança
  • Influenciadores
  • Quem solicita features e melhorias

Buscar entender:

  • Dores e desafios dessas pessoas com a área de produtos
  • Como interagem entre si por conta das demandas e solicitações

Se possível, é importante fazer dinâmicas individualmente com líderes e influenciadores, e em grupo com pessoas de outros setores para conseguir ter uma visão holística. Pois muitas vezes as pessoas que estão solicitando o produto não são as mesmas que estão usando, e isso pode ser um risco por não alinhar e trazer de forma clara a maior quantidade de informação possível.

Nessas dinâmicas buscar coletar informações:

  • O que o produto É, Não é, Faz, Não faz na visão dessas pessoas
  • Dores e diferenciais
  • Maiores solicitações e reclamações

6 – Portfólio de Produto

Quais são os produtos e/ou soluções caso você esteja trabalhando em mais de uma.

É importante mapear a jornada desses produtos para entender em que momento eles se cruzam. E você pode também:

  • Criar a Matriz BCG
  • Criar um Roadmap de Portfólio

7 – Estrutura de time

Quem são os profissionais com quem estamos trabalhando e suas atribuições.

Entender um pouco os principais papéis e áreas com os quais estamos trabalhando e onde eles podem estar atuando é muito importante, isso nos guia a identificar se tem algum papel e/ou área específica com determinados conhecimentos que estejamos precisando de apoio sejam eles diretos ou indiretos, com certeza podem existir mais dependendo da organização ou demanda que estejamos atendendo.

Não vou entrar a fundo em detalhes sobre cada um, mas acredito que mencioná-los pode ajudar a ter uma ideia das possibilidades.

Profissionais diretos:

  • Product Manager
  • Project Manager
  • Analista de Negócios
  • UX
  • UI
  • UX Writing
  • Product designer
  • Quality assurance
  • Developer
  • Engenheiro de Dados
  • Líder técnico
  • DevOps
  • Arquiteto de Soluções
  • DBA

Profissionais indiretos:

  • Suporte
  • CS – Customer Experience
  • Pré-venda
  • Product Marketing
  • Comercial
  • Marketing
  • Stakeholders

8 – [Gestão de produto] Estratégia

Após levantar os principais pontos de contato, entender as dores, ter a jornada estruturada e ouvir as maiores solicitações e reclamações é possível formar consenso com a cliente e iniciar o roadmap.

É muito importante manter a visão e os principais objetivos desse produto durante as conversas em evidência com os stakeholders e o time para criar um roadmap onde você consiga atender as expectativas e ao mesmo tempo resolver os problemas mapeados, sempre direcionando-os para os mais importantes e que gerem resultados de valor.

Você também pode ter conversas sobre como irão medir esse sucesso, e algumas ferramentas que podem ajudar são:

  • SMART
  • AARRR
  • HEART

9 – [Gestão de produto] Backlog

Com nosso roadmap em mãos e sempre alinhado com nossa cliente, também tem o trabalho de manter refletido no nosso dia a dia de trabalho muitas vezes chamados de histórias de usuário.

Duas ferramentas que sempre ajudam nessa construção principalmente a inicial:

  • User Story Mapping
  • PBB Product Backlog Building do autor e também professor aqui na PM3 Fábio Aguiar

A organização muitas vezes pode ter a seguinte estrutura:

  1. Temas
  2. Épicos
  3. Features
  4. User Story
  5. Tasks

Algumas boas práticas que podem ser usadas:

  • INVEST
  • 7 dimensões de produto
  • ARO
  • Cenário BDD
  • DoR e DoD

Algumas técnicas de priorização:

  • GUT
  • MoSCoW
  • BASICO
  • Matriz custo/benefício
  • Matriz esforço/impacto

10 – Práticas ágeis no dia a dia

Mais do que saber algumas práticas mais utilizadas no dia a dia de times ágeis é importante reconhecer seu valor e a necessidade delas uma vez que você começa executá-las, usar só por usar poder causar um efeito oposto do real objetivo que elas propõem, e isso exige uma mudança de mindset não só sua mas de todo time, organização e se possível até sua cliente.

É importante ressaltar que algumas ou todas cerimônias a seguir tanto o time quanto sua cliente podem estar envolvidas, sempre vai depender do seu contexto, não se limitando somente a essas:

  • Sprint planning
    • Interaction goal
    • Planning poker
    • Story slicing

  • Daily
    • Para acompanhamento de como está o trabalho do time
    • Com foco no desbloqueio e no apoio seja com cards ou alguma outra atividade que o time esteja precisando
    • Colaboração sempre!

  • Retrospectiva
    • Ajuda o time a refletir no que devemos parar de fazer, continuar fazendo e começar a fazer
    • Tomar notas sobre itens de ações importantes para o time como resultado
    • Acompanhar durante a Sprint seguinte as ações para que a melhoria contínua aconteça

  • Review
    • Momento de tangibilizar as entregas e como vai passar para a cliente
    • Showcase

  • Refinamento 
    • Momentos para conversar ao redor de histórias de usuário e colocar mais detalhes sobre o que deve ser desenvolvido

  • Story Kick-off
    • Uma breve explicação/introdução sobre a história de usuário para os desenvolvedores que vão iniciar o desenvolvimento da mesma, que também podem aproveitar o momento para tirar dúvidas

  • Story Desk Check
    • Validação da história recém concluída junto do analista de qualidade e analista de negócios, garantindo que os critérios de aceitação foram atendidos.

  • Story Sign-off
    • Breve demonstração das histórias finalizadas muito semelhante ao Desk Check e mesmo propósito, porém nesse momento é apresentado ao PO ou outro stakeholder interessado, esse momento também pode ser considerado o mesmo momento da Review porém com essa nomenclatura diferente, mas é importante ressaltar que é algo feito antes do Showcase.

11 – Entrega de valor

Não acaba quando entregamos, muito pelo contrário, esse talvez seja um dos momentos mais importantes a serem observados e continuamente discutido com time e cliente.

Você entrega, e continua olhando para esse ponto com muito carinho ao mesmo tempo que trabalha em outras etapas, pois ela pode colocar você em um direcionamento diferente a qualquer momento, seja por resposta das métricas, por momento de mercado, por estratégia de negócio… Aqui as possibilidades são inúmeras.

Mais uma vez, pode depender do contexto em que você está inserido, e entender se algumas atividades estão relacionadas com sua área e seu papel.

Algumas coisas importantes que estamos olhando nesse momento são:

  • Documentação do produto
  • User guide
  • User Training
  • Pilot Plan
  • Product User Statistics
  • Feedback analysis
  • Case Study
  • A/B Test
  • Feature Enhancement
  • Feature Toggle
  • Dashboards de monitoramento
  • Métricas(Engajamento, Churn, Aquisição, Retenção…)

Conclusão

Acredito que quando você começa a entender melhor o seu trabalho de ponta a ponta, começa a ficar mais fácil relacionar técnicas e métodos no contexto de cada projeto, você para de gerir demandas e administrar backlog para começar a gerir entregas de valor e seu time passa a ter uma melhor visibilidade sobre suas atividades e onde suas atribuições estão relacionadas muito além da escrita de histórias e reuniões com clientes. 

E é o que esse processo de 11 etapas propõe, ajudar você a entender como tudo se encaixa no trabalho do conhecimento e tudo o que possa envolver a garantia da entrega de um produto de valor e qualidade.

Só de ter essa visão de “big picture” do nosso processo de trabalho quando iniciei minha jornada como Analista de Negócios, começou a ficar mais fácil enxergar o que eu preciso fazer quando entro em um projeto e isso me permitiu ganhar mais confiança no meu trabalho, estar preparada para desafios na hora de orquestrar o produto. Criar mais consenso a partir de tangibilização deixou mais evidente como relacionar as técnicas, ferramentas, métodos e qualquer abordagem com mais assertividade no contexto de trabalho naquele determinado momento.

Essas etapas não estão escritas em pedra, e nem são uma regra segui-las. Como mencionei anteriormente, elas servem de guia. Existem muitas ferramentas, métodos, técnicas além das citadas como exemplo em cada etapa, e com certeza isso deve estar sempre em constante evolução, para que nosso trabalho seja sempre consistente, mas para quem está iniciando nesse universo eu não tenho dúvidas que será um norte – como um dia foi para mim.

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